Comment optimiser les rapports d’interventions ?

 1.  Est-ce vraiment utile de créer des fiches d’interventions ?

Avant de nous lancer dans le détail du “comment faire les rapports d’interventions”, prennons le temps de savoir si créer des fiches d’interventions serait vraiment utile pour votre activité. Ça serait dommage de faire tout cela pour rien si ça ne vous concerne pas 😉
Pour cela nous allons faire un petit inventaire des avantages pratique, des avantages business et des secteurs concernés

Avantages pratique

Voici une liste, non exhaustive, des bonnes raison d’utiliser un bon d’intervention pour l’équipe intervenante :

➡️ Personnalisation en fonction des besoins du terrain,
➡️ SAV beaucoup plus simple à gérer,
➡️ Possibilités d’alertes et notifications instantanées,
➡️ Techniciens itinérant possibilité d’accéder aux fiches,
➡️ Gestion prestataires et sous traitants simplifiée,
➡️ Opération de maintenance plus simple et rapide,
➡️ Mobilité simplifiée avec les informations des fiches,
➡️ Installation et maintenance préventive/ curative optimisée

Avantages business

Au-delà du fait que le travail simplifié pour les intervenants soit une des problématique principale pour les responsables maintenance ou encore plus généralement pour la société, d’autres avantages spécifiques business viennent enrichir cette longue liste :

➡️ Performance des équipes techniques,
➡️ Données précises consignées,
➡️ Possibilité de suivi des temps d’intervention,
➡️ Gestion des stocks précis,
➡️ Responsable maintenance plus informé,
➡️ Suivi entre le terrain et les responsables simplifiée 
➡️ Outil de gestion accessible à tous,
➡️ Solution de gestion optimale pour service maintenance

Secteurs concernés

Bien entendu il n’y a pas de restriction de secteur, il y a simplement des secteurs plus concernés que d’autres tout dépend, tout dépendra de la configuration et des objectifs recherchés  :

check circle icon Tous types d’entreprises techniques réalisant des installations / de la maintenance / de la gestion de lieux ou d’équipements pour ses clients. Cela permet une information plus détaillée et précise pour les clients, avec un suivi plus simple dans le temps pour les technicien et donc une relation client / service technique plus heureuse !
ex : maintenance, travaux, plomberie, électricité, informatique, nettoyage, SAV, installation machine, chantier, BTP, frigoriste, maintenance site sensible, climatisation, chauffage, pisciniste, technicien, etc.
check circle icon Également concernées, les entreprises avec un service de maintenance comptant plusieurs responsables et techniciens de maintenance, devant gérer plusieurs lieux ou une liste conséquente d’équipements. Cela permets un meilleur suivi dans le temps et une meilleure communication entre les différents services.
ex : chaîne de magasins, surface commerciale, salle de sport, parc d’attractions, immobilier bureaux, tertiaire, gestion immobilière, site de logistique, établissements scolaire, collectivité publique, stades, franchisés, etc.

 2. Comment rédiger un bon d’intervention de maintenance ?

Voilà, nous somme convaincu par l’utilisation de ces bons d’intervention ( comme si il fallait vraiment vous convaincre 😉)… Bien, rentrons maintenant dans le coeur du sujet : sa rédaction. Pour optimiser ses rapports d’interventions, le premier point clé est les données y figurant. De manière synthétisée, il faut y trouver les informations concernant le client et celles concernant la mission pour simplifier le travail de l’équipe intervenante.

Doivent figurer sur le bon d’intervention presque systématiquement :

• le lieu : le site exact de l’intervention, c’est l’information la plus importante puisqu’elle permet à l’intervenant de se rendre sur place et permet également de définir les tournées de manière optimale
• les coordonnées du client : l’intervenant  peut avoir besoin du nom et de quelques informations du contact sur place, let que son numéro de téléphone ou son bâtiment
• l’accès au lieu d’intervention : entrée bâtiment, digicode, accès sous-sol, nom auquel à demander à l’accueil, etc., pour optimiser les tournées et ne pas perdre de temps
• la date et le l’heure de l’intervention : le bon d’intervention doit indiquer tout au moins l’horaire choisie par le client, et si possible la durée estimée
• la description de l’intervention : raison de l’intervention (préventif, curatif, sécuritaire, etc. ), avec le détail précis des contraintes spécifiques, le détail du lieu ou de l’équipement concerné et de l’urgence
• le matériel nécessaire et petite fourniture : équipement nécessaire (clef spécifique, échelle, ..), pièces détachées (en précisant le nombre sorti), etc.,
• les documents supplémentaires joints : plan du site, données de l’équipement, schémas, tutoriels, QR code, notes clients, photos, etc.
• l’historique client / lieu ou équipement : rapport d’interventions précédents et actions déjà réalisées
• les données spécifiques à votre équipe et entreprise : les données ci-dessus sont les données que l’on peut retrouver quelque soit l’entreprise qui les rédige. Selon les équipes vous pouvez avoir des informations spécifiques à ajouter, des codes, des abréviations, etc., ne les oubliaient pas.

Après l’intervention vous avez également des données supplémentaires à ajouter pour un suivi et rapport complet :

• le compte rendu : description détaillée des actions effectuées – raisons si différence avec l’action prévu
• des photos : si l’intervention s’y prête et si cela apporte une information supplémentaire
• les pièces utilisées : noter les pièces effectivement utilisées lors de  l’intervention
• les recommandations : si un suivi est recommandé, détailler le délais, les pièces nécessaires et l’intervention supplémentaire a effectuer
• la facture attachée : une copie pour avoir un dossier complet

 3. Quel type de rapport d’intervention pour votre service maintenance et votre entreprise technique ?

Savoir ce que l’on met dans le rapport est la première marche du processus. La seconde marche sera de définir quel type de rapport d’intervention est nécessaire pour votre entreprise et plus particulièrement votre équipe.

Tout d’abords, il faut bien distinguer deux types d’activités :
➡️ celle d’une entreprise technique, type électricité, plomberie, électronique, maintenance générale, etc. 
Les rapports d’interventions servent dans ce cas, sont principalement des suivis d’interventions et gestion de client. Le nombre de client avec différents lieux peut être très élevé avec des problématiques très différentes. Avoir des rapports d’intervention servira dans ce cas d’agent de liaison avec les clients, d’historique, mais également de communication entre l’équipe terrain et/ou l’équipe siège.
➡️ celle d’un service maintenance interne, intégré au sein d’une société. La particularité de l’outil dans ce cas est plutôt de pouvoir suivre les installations et les lieu, de communiquer entre les équipes et de collecter des datas nécessaire au prise de decision tel que remplacer une machine, refaire une toiture, etc. 

Donc lors du choix du type de rapports d’intervention il faut absolument se baser sur ces données, le design et la clarté sera extrêmement importante si vous devez l’envoyer à un client par exemple. Et pour la société en interne certaine types de données sensibles peuvent y être consignées car elles restent au sein de l’entreprise. 
Le nombre de personnes dans l’équipe peut également être un facteur à prendre en compte, car si vous avez des rapports papiers et qu’ils transitent de mains en mains, il y a un risque qu’ils soient abimés ou perdu. pour une équipe de deux cela peut-être envisagé. 

 4. Modèles, exemples et choix

Pour plus de précision sur chaque modèle, voici les principaux avantages ou inconvénients pour chaque type de rapport d’intervention :

Rapport d’intervention papier

Avantages :
Rapport d’intervention facilement accessible pour toutes les personnes qui ne sont pas à l’aise avec les outils informatiques, qui n’ont pas les outils adaptés, type smartphone ou pour les toutes petites structures.

Inconvénients :

• difficultés possibles à la relecture du bon d’intervention,
• saisie complète supplémentaire de la facture à part,
• si vous avez un carnet de rapport, il doit circuler constament entre les intervenants pour être rempli au gré des interventions, cela engendre une dificulté d’organisation supplémentaire et un risque d’oubli,
• espace limité pour écrire le compte rendu et les notes, pas de possibilité d’ajout de photo, QR code ou géolocalisation facilement
• l’archivage et la recherche d’anciens rapport est très fastidieux et prend de la place
• coût d’achat des carnets est un budget non négligeable,
• et si vous choisissez d’imprimer des rapports papier, au vu du nombre nécessaire cela n’est pas très écologique,
• de plus le coût du papier et de l’imprimante est une charge importante pour l’entreprise,
• et si pour une meilleure organisation les rapports d’intervention doivent être ressaisis manuellement, cela peut s’avérer  rébarbatif,

En bref le risque d’erreur est très élevé pour ce type de méthode, cela peut-être convenient temporairement ou pour une petite structure avec peu d’interventions.

Rapport d’intervention Excel / Word / PDF

Avantages :

C’est gratuit, hors impression (papier et encre)

• gratuit, si on ne compte pas l’impression et le coût de la licence,
• la présence du logiciel sur tous les ordinateurs,
• la lisibilité des informations saisies, 
• la possibilité de créer des formules pour compléter des cellules automatiquement et pour générer la facture.

Inconvénients :

• des difficultés possibles à relire le technicien,
• l’envoi d’une copie au client,
• la saisie complète de la facture à faire,
• l’espace limité pour mettre des notes,
• l’archivage et la recherche d’anciens bons (à moins de les numériser)
• la saisie post-intervention du tableau (forte marge d’erreurs et de retards),
• la dimension peu collaborative (le tableau doit être partagé entre l’intervenant et le planificateur, qui doit idéalement lui permettre d’accéder à certaines cellules mais lui interdire l’accès à d’autres),
• la nécessité d’une formation dans le cas d’une utilisation poussée des fonctionnalités d’Excel,
• le recueil de la signature sur un support à part ou a posteriori,
• l’export au format PDF puis l’archivage.

Rapport d’intervention Numérique, Dématérialisé 

Avantages :

Fini le papier et les pertes qui vont avec ! Fini les oublis ou les erreurs à la transcription hors site avec Excel !
Les informations sont fiables, lisibles, complète, exploitables et facilement accessible au siège ou sur le lieu d’intervention, avec une mise à jour en temps réel.

La possibilité de paramétrer l’outil en fonction des besoins de son activité et de son équipe est un vrai changement, adapté aux process interne avec, par exemple des champs préremplis pour faciliter la saisie des collaborateurs, ou encore la possibilité d’optimiser les tournées des techniciens terrain grâce à la localisation et à l’agenda.

En bref :
✅ 30% de temps gagné sur la gestion des interventions
✅ Fin de la double saisie, des documents égarés
✅ Outil collaboratif pour une meilleure communication dans l’équipe siège et terrain 
✅ Reporting, la facturation et la paie sont facilités, fini les litiges
✅ Fidélisation client avec un outil moderne et transparent

Inconvénients :

La plupart du temps les outils GMAO sont payants, mais les gains en temps, en productivité et en fiabilité compensent largement l’investissement.

⭐️ Bon à savoir : certaines solutions de gestion d’interventions proposent des formules gratuites mais limitées en termes d’utilisateurs et de fonctionnalités.

 5. Rapport d’intervention dématérialisé Bob! Desk

 Les rapports d’intervention Bob! Desk ont été pensé pour et par des techniciens ! Avec :

✅ les champas préremplis
✅ la signature sur le terrain des bons d’intervention
✅ la mise à jour en temps réel des rapports et notes 
✅ les ajouts de photos ou documents
✅ l’agenda intégré pour plus de flexibilité,
✅ les fiches clients accessible en un clic 
✅ et les maintenance reprogrammables automatiquement,

Bob! Desk est la solution pour une équipe productive et des clients toujours plus satisfaits !

Découvrez l’ensemble des fonctionnalités pensées spécialement pour vous, la GMAO entreprise technique !

Solution évolutive, 100% accessible en ligne, la GMAO Bob! Desk est une solution Saas simple et moderne, de gestion de maintenance curative et préventive pour vos clients, bâtiments et équipements. Elle permet de traiter efficacement les demandes d’interventions, d’automatiser la maintenance, de gérez les techniciens et de suivre les tickets. 

Accessible directement sans installation, l’outil est utilisateur centré, avec une plateforme intuitive et des mises à jours continuelles pour s’adapter aux besoins des clients. Que vous ayez 2 ou 850 clients, Bob! Desk vous permet d’avoir une vision exhaustive de toutes les interventions curatives et préventives quelque soit le secteur. 

Bob! Desk collecte, organise, automatise et simplifie l’ensemble de vos actions. Vous gagnez en temps, en qualité et vous faites des économies !

– Fonctionnalité phare : Différentes interfaces dédiées : technicien, prestataires, client, comptabilité, mais également une interface publique pour une saisie plus rapide des collaborateurs ou interlocuteur n’ayant pas besoin d’un compte.
– Faiblesse : Si vous n’avez pas en tête de vous simplifier le quotidien en étant plus efficace, ce n’est pas fait pour vous 🙂

 6. Optimisation des rapports d’interventions, synthèse 

Utiliser les rapport d’interventions vous permettra d’optimiser le suivi des maintenance préventives ou des maintenance curatives de vos clients, et donc de proposer un meilleur service client.
Il permettra également à vos équipes terrain une organisation optimal et une meilleure communication avec les équipes siège.
Enfin, pour le service comptabilité, la facturation et le suivi des litiges se fera beaucoup plus aisément grâce aux commentaires et signatures. 

 Pour passer à la vitesse supérieure, nous vous conseillons les GMAO adaptées aux entreprises techniques, où les communication et mise à jour des rapports d’intervention se font en temps réel, une édition et signature des clients directement sur l’application, plus de perte ou de retard ! En plus vos équipes n’ont plus à travailler après les heures ouvrées pour remettre à jour les donnés, en plus l’utilisation est super simple ce qui permet à tous d’être à l’aise sur l’interface. Vous avez accès indéfiniment à l’historique des interventions clients, avec les photos les notes et les documents techniques.

Bref vos clients et vos équipes vous en remercierons !