Comment les outils de GMAO pour le secteur de l’immobilier
peuvent faire gagner beaucoup de temps ?

Les solutions de GMAO sont indispensables dans le secteur de l’immobilier. Nous allons voir ensemble leurs avantages et vous proposer une sélection des meilleurs outils.

L’intérêt d’une solution de GMAO dans l’immobilier

L’écosystème de la maintenance immobilière est divisé en deux grands groupes : les bâtiments résidentiels et les bâtiments tertiaires. Chaque domaine a des caractéristiques et problématiques propres mais ils ont un point en commun : les interventions préventives (entretien d’une installation de chauffage central ou d’une chaudière, etc.) et curatives (climatisation, fuites d’eau, etc.).

Une des principales difficultés de la maintenance dans ce secteur est la communication entre les équipes. En effet, l’éloignement entre les équipes techniques qui effectuent des interventions sur le parc immobilier et les équipes de planification et d’administration qui opèrent à distance depuis les locaux de l’entreprise rend plus difficile la transmission d’information. Or, cette communication est l’un des facteurs de productivité les plus importants.

Les entreprises de prestation de maintenance doivent désormais être en mesure de fournir un service de haute qualité tout en restant suffisamment agiles pour s’adapter à un environnement en mouvement perpétuel avec de plus en plus d’intervenants externes (partenaires, fournisseurs, clients, etc.). 

C’est donc pour cette raison que l’industrie immobilière intègre des solutions de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Ainsi, toutes les parties prenantes peuvent avoir accès à des données, potentiellement cloisonnées en fonction des parties prenantes : propriétaires, locataires, syndics, gestionnaires, conseils syndicaux, gardiens ou techniciens, établissements de santé, universités et collectivités territoriales, etc.

Les objectifs des logiciels de GMAO dans l’immobilier, notamment le gain de temps !

Les solutions de GMAO apportent des solutions concrètes à des problèmes fréquemment rencontrés dans le secteur de la gestion immobilière.

Centraliser les informations importantes

Le premier objectif est la centralisation des données qui permet à l’entreprise de disposer de data précises sur l’ensemble de ses équipements, de ses installations et de ses équipes. Il est ainsi possible de suivre leur évolution en temps réel et de partager les bonnes informations aux bons acteurs et au bon moment. 

Dans l’immobilier, on fait face à une multiplication des parties prenantes sur les interventions qui sont générateurs de données. Ces informations doivent donc être centralisées pour éviter la multiplication des outils et d’éventuelles re-saisies. Ces données pourront ainsi être stockées et exploitées afin de produire et planifier automatiquement les visites d’entretien et de contrôle.

De plus, un outil de GMAO offre la possibilité d’avoir un suivi complet des interventions et de regrouper toutes les informations nécessaires au bon déroulement de celles-ci dans un outil unique et accessible.

Assurer une meilleure prévention

Généralement, les opérations de maintenance sont effectuées une fois la panne constatée, ce qui a des conséquences sur la satisfaction client mais aussi sur le coût de l’intervention. Un outil de GMAO permet d’envisager la maintenance autrement que par le dépannage et d’agir avant qu’un problème ne survienne.

Grâce aux nombreux outils disponibles, il est possible de mettre en place des notifications automatiques pour vérifier le bon état et le bon fonctionnement des installations afin d’anticiper les risques et d’intervenir en amont.

Prendre soin des actifs immobiliers

La prévention, et donc la préservation des équipements dans la durée, est le meilleur moyen d’avoir un patrimoine immobilier bien géré et donc générateur de valeur. Les données enregistrées dans la solution de GMAO vous donnent des informations précises sur les opérations à venir et permettent de ne rien oublier. À moyen et long terme, vous ferez des économies sur l’entretien de votre parc et augmenterez sa durée de vie.

Avoir des équipes plus productives

Les solutions de GMAO ont l’avantage de fonctionner en local et en mobilité. Ainsi, les techniciens disposent de toutes les données nécessaires à l’exécution des travaux et des tâches de maintenance directement sur leur lieu de travail. Le détail de chaque intervention est sauvegardé et il est possible d’accéder à l’historique pour voir les précédentes opérations effectuées : historique des travaux, intervenants, dates, matériaux et composants utilisés, etc. Cette sauvegarde permet de gagner du temps dans la recherche d’informations et de responsabiliser chaque personne quant à la qualité des travaux effectués.

De plus, les logiciels de GMAO fournissent des tableaux de bord complets pour suivre les indicateurs clés de performance et ainsi entrer dans un processus d’amélioration continue.

Améliorer le management

Les entreprises de maintenance sont aujourd’hui confrontées à un défi de taille : le renouvellement, d’ici quelques années, de leurs équipes. En effet, plus de la moitié des employés de maintenance ont plus de 45 ans. Elles doivent donc trouver de moyens d’attirer et de recruter de nouveaux techniciens qui font partie d’une génération plus connectée et à l’aise avec l’utilisation d’outils numériques et mobiles.

Proposer un outil de GMAO facilitant le quotidien des équipes fait partie des moyens d’attirer et de conserver des collaborateurs mais va forcément entraîner des changements dans les méthodes de management. Il faudra faire accepter l’utilisation de cet outil par tout le monde et faire comprendre aux techniciens déjà en poste la valeur ajoutée de la solution. Enfin, il faudra garder en tête que ces techniciens sont les premiers utilisateurs du logiciel et que leur avis est important. La notion de “management du changement” est donc très importante lors de l’implémentation d’une solution de GMAO et pousse chacun à se remettre en question pour au final améliorer le fonctionnement global de l’entreprise.

Être en conformité avec les normes en vigueur

La législation est de plus en plus contraignante et une mauvaise gestion de l’information peut avoir des conséquences néfastes pour une entreprise. On pense notamment au contrôle et à l’entretien de certains dispositifs comme les ascenseurs qui doivent être effectués de manière régulière.

La GMAO permet d’éviter ces oublis grâce à des outils de planification poussés et la mise en place de processus précis afin de respecter les échéances et surtout de bénéficier d’un suivi et de rapports attestant de l’exécution de la tâche.

Maîtriser les coûts

La planification des opérations permet de connaître les équipements nécessaires à chaque intervention et de suivre les stocks de réapprovisionnement. À terme, c’est un bon moyen d’acheter seulement ce qui est nécessaire et donc de diminuer les coûts liés à la gestion au stockage du matériel. De plus, la planification des opérations de maintenance et leur géolocalisation permet d’optimiser les temps de transports, les heures de travail et donc la consommation de ressources et d’énergie.

Sélection de logiciels de GMAO pour l’immobilier

Comme vous avez pu le constater, on trouve aujourd’hui des logiciels de GMAO gratuits ou Open Source efficaces. Ils peuvent une excellente solution pour démarrer votre activité ou mesurer le potentiel de ce type d’outils.

Twimm

Twimm est un logiciel de GMAO très complet édité par Conselium. Il a été développé pour les entreprises prestataires de services, comme les sociétés de nettoyage, les sites industriels ou les entreprises de maintenance immobilière afin de faciliter la gestion des contrats de maintenance, fluidifier la collaboration avec les techniciens et gérer les interventions et les tournées.

Son autre avantage est qu’il s’adresse aussi aux propriétaires pour les aider à mieux gérer leurs contrats et à valoriser leur patrimoine immobilier.

Bob Desk

Bob Desk est une solution de GMAO complète adaptée à de nombreux secteurs dont celui de l’immobilier. L’outil est idéal pour la gestion locative et le suivi des interventions. Il permet notamment de gagner du temps sur la signalisation et le diagnostic des problèmes.

Le grand avantage de ce logiciel est qu’il met à disposition de ses clients un réseau d’artisans composé de plus de 1500 entreprises certifiées. Un service complet qui vient s’ajouter aux nombreuses fonctionnalités présentes dans l’outil comme la gestion des clients, les demandes d’intervention en ligne, les notifications pour suivre l’avancée des interventions ainsi qu’un historique des échanges, des devis et des factures. Bob Desk propose un essai gratuit d’un mois.

Dimo Maint

Dimo Maint propose une gamme de solutions conçues pour faciliter la vie des gestionnaires de bâtiments, des responsables de services généraux et des sociétés de maintenance en vue de gérer les installations. Le logiciel proposé est simple d’utilisation et propose une navigation intuitive en vue d’une prise en main rapide.

Cet outil de GMAO est disponible en 14 langues et dispose d’une version mobile pour faciliter la vie des techniciens de terrain. La traçabilité des interventions est bien évidemment proposée, tout comme la gestion des contrats, une base de données clients, la planification des activités et la gestion des stockes.

En 2018, Dimo Maint s’est associée avec iPorta, une filiale du Groupe Visiativ pour proposer une solution complète dédiée aux défis du Smart Building.

AQ Manager

AQ Manager est un logiciel de GMAO en ligne qui centralise la gestion des actifs : maintenances et interventions. Il compte comme client des grands noms de l’industrie comme SFR, Arcelor Mittal, Schneider Electric ou encore BNP Paribas. L’outil est totalement paramétrable pour tous types d’industries et propose, en plus de la gestion de la clientèle et des contrats, une gestion des interventions en ligne sous forme de tickets, une version mobile et un générateur de rapports d’exploitations personnalisables.

Bon à savoir :

Pour trouver le logiciel de GMAO idéal, nous vous conseillons de tester les outils que nous vous avons proposé en fonction de vos besoins. N’hésitez pas à vous accompagner pendant la période d’essai et d’inclure les personnes qui utiliseront l’outil quotidiennement à votre démarche.

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Nous concernant :

Bob! Desk est une solution de suivi de maintenance et d’interventions. Nous proposons une solution dédiée aux :

– Agences Immobilières et Syndic
– Responsable maintenance et technique
– Réseau de Magasins, Restaurants, Corners et Grandes Surfaces
– Office Managers

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