Qu’est-ce qu’une GMAO ?
La Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur, aussi appelée GMAO, est un outil permettant d’assister les services de maintenance dans leurs diverses missions : gestion, optimisation des opérations de maintenance d’un ou plusieurs lieux et équipements, etc.
Quel est son rôle ?
Le rôle d’une GMAO est avant tout de générer gains de temps, de valeurs et de chiffre d’affaires. Depuis son invention dans les années 80, son utilisation et les attentes qui en découlent évoluent sans cesse.
Par conséquent, les GMAO actuelles se doivent notamment de centraliser l’information en temps réel, de permettre l’accès ou la modification à tous les acteurs concernés, de stocker l’historique et les détails d’un produit, de fournir des indicateurs pour permettre l’analyse et la prise de décision.
Evidemment, le logiciel se doit également d’être mobile, évolutif, simple, complet, adapté aussi bien à la réalité terrain qu’à la direction générale de l’entreprise.
En d’autres termes, la GMAO nouvelle génération est l’atout performance des sociétés.
PRINCIPALES FONCTIONNALITés
Curatif et intervention
Ce module vous permet de collecter, piloter puis clôturer vos missions en un temps record !
Préventif et réglementaire
Suivez simplement l’ensemble de vos prestations récurrentes et réduisez ainsi votre temps de traitement.
Techniciens et prestataires
Vous pouvez inclure à votre logiciel vos techniciens ou vos prestataires externes.
Tableau de bord
Vous aurez, enfin, toutes les données nécessaires pour suivre vos indicateurs de près et optimiser les performances de vos maintenances.
Equipements et inventaire
La dernière touche pour une exécution parfaite de votre maintenance, afin que vos équipes maîtrisent leur stock et vous gérez le budget !
Interfaces dédiées selon le profil utilisateur
Selon le profil de l’utilisateur, certaines fonctionnalités sont plus essentielles que d’autres : chaque typologie d’utilisateur a donc une interface adaptée à ses besoins.
Pourquoi privilégier
le mode saas Pour
votre gmao ?
Qu'est-ce que c'est ?
« Le software as a service (SaaS) ou logiciel en tant que service est un modèle d’exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l’utilisateur. Les clients ne paient donc pas de licence d’utilisation pour une version mais utilisent librement le service en ligne, ou plus généralement, paient un abonnement. »
Mise en place
Lorsqu’une entreprise choisit un logiciel de gestion des interventions en mode SaaS, sa mise en place est très simple. La solution étant accessible sur une page web, les utilisateurs peuvent y accéder immédiatement, que ce soit via leur ordinateur, leur tablette ou même leur smartphone et ce, de n’importe où.
Coût
Le deuxième avantage des solutions SaaS est leur faible coût. L’abonnement est généralement payé mensuellement ou annuellement et dépend du nombre d’utilisateurs ou d’options choisies.
Support
Un autre bénéfice lié aux GMAO en SaaS : ce sont des logiciels « prêts à l’emploi » et en constante évolution. C’est donc à l’éditeur d’assurer lui-même la maintenance de son produit et d’en assurer le parfait fonctionnement.
Pour quels secteurs ?
Retail
Immobilier
Santé
Industrie
Entreprise technique
Ce que vous devez exiger
L'expertise
Choisissez un éditeur qui connaît parfaitement votre secteur d’activité et qui est capable d’anticiper vos enjeux.
L'innovation
Orientez votre choix vers une solution innovante, en constante recherche de nouveauté et d’évolution. Vous limiterez ainsi le risque d’avoir un logiciel obsolète dans deux ans.
La sécurité
Assurez-vous que vos données seront protégées : Où seront-elles stockées ? Grâce à quelles technologies ? La solution est-elle conforme RGPD ?
Le sens du service
Interrogez-vous sur l’état d’esprit de l’entreprise que vous choisissez pour vous fournir votre logiciel de gestion de la maintenance afin de miser sur une équipe dynamique, volontaire et motivée.
La méthode de formation et la disponibilité doivent également être au coeur de votre choix.
La confiance
Renseignez-vous sur la réputation de votre éditeur. Avis, témoignages, cas client… vous aideront à évaluer la fiabilité de l’éditeur et donc la confiance que vous pouvez lui accorder.
La souplesse
Assurez-vous que la société éditrice que la GMAO que vous avez choisie est ouverte aux suggestions, aux évolutions et à la personnalisation. Un accompagnement et une solution sur-mesure favoriseront un meilleur ROI.
Les questions fréquentes
Pourquoi s'équiper d'une GMAO ?
S’équiper d’un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur permet de simplifier le travail des équipes de maintenance, optimiser les emplois du temps, de gagner en productivité, de réduire significativement les coûts et de pouvoir piloter très rapidement l’activité.
Comment calculer le ROI de sa GMAO ?
Vous hésitez à changer de logiciel ?
Vous pouvez commencer par calculer le retour sur investissement de votre outil : Gains – coût de l’investissement / coût de l’investissement.
Il y a-t-il une différence entre une GMAO et un logiciel de Facility Management ?
Aucune !
Quel est le bon prix pour une GMAO ?
Vous pouvez très raisonnablement allouer, avec une garantie quasi certaine d’avoir un retour sur investissement très positif, un pourcentage de votre budget maintenance compris entre 1 et 5%.
– 1% si votre budget s’exprime en dizaines de millions d’euros par an
– 5% si votre budget s’exprime en dizaines ou centaines de milliers d’euros par an
Pour calculer un budget maintenance, vous pouvez faire la somme de la masse salariale chargée du pilotage de la maintenance et des techniciens, y ajouter 20% pour les frais généraux et l’ensemble des prestataires que vous achetez.
En quelques minutes, vous pouvez donc estimer le montant juste à allouer à votre GMAO.
Comment utiliser une GMAO pour rationaliser les opérations de maintenance de votre établissement ?
La première étape consiste à saisir tous les équipements et actifs de votre établissement dans votre logiciel de gestion de la maintenance. Cela vous permettra de suivre et de gérer toutes vos activités de maintenance, de manière parfaitement centralisée.
Vous pourrez créer un calendrier pour vous aider à piloter toute l’activité de votre équipe de maintenance : en programmant des tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et même annuelles et en attribuant chaque tâche à l’employé concerné.
Cela permettra de s’assurer que toutes les activités de maintenance sont effectuées en temps voulu et de manière efficace.
Comment choisir son éditeur SaaS ?
Il y a plusieurs choses à considérer lors de la sélection d’un éditeur de logiciels SaaS :
- Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise ?
- La solution proposée par l’éditeur de votre choix est-elle adaptée à votre activité ?
- L’éditeur de logiciels SaaS que vous sélectionnez est-il fiable et offre-t-il un support de qualité ?
Comment une GMAO peut-elle améliorer les opérations de maintenance ?
Une Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur vous aide à améliorer la performance de votre maintenance en automatisant et en simplifiant vos actions : gestion des interventions, suivi des stocks, historique des maintenances des équipements, gestion des devis et factures, etc.
Une seule plateforme pour une pilotage de l’activité et des prises de décisions éclairées.
Quelles différentes dénominations pour la GMAO ?
- ticketing maintenance
- gestion de maintenance
- suivi de maintenance, d’installation
- gestion de demandes d’interventions
- gestion de bon d’interventions de maintenance
- management des activités de maintenance
- logiciel gestion service maintenance
- etc.
Comment choisir son outil de gestion des interventions ?
- L’éditeur comprend mes besoins, m’accompagne et semble comprendre mon activité
- La solution me correspond parfaitement
- La formation ne doit pas être obligatoirement nécessaire pour la prise en main
- Le sens du contact et du service de l’équipe
- La qualité de l’expérience client et design de la solution
Quels sont les bénéfices indirects que l'on peut espérer en investissant dans une GMAO ?
- Amélioration de l’attractivité du poste et réduction du turn-over
- Intégration des nouveaux collaborateurs simplifiée
- Motivation des collaborateurs
- Meilleure analyse des postes de coûts et optimisations
- Meilleure décision opérationnelle car fondée sur de la donnée
Quelles sont les 15 fonctionnalités les plus demandées ?
- Gestion des interventions curatives
- Gestion du préventif et rappels associés
- Gestion des techniciens et prestataires
- Interface adaptée selon profil utilisateur
- Planning
- Tableau de bord
- Rapports d’intervention (créables via l’outil, ou chargeables)
- Stockage des documents sur le ticket, le lieu ou l’équipement
- Règle d’attribution automatique des interventions
- Collecte des devis et factures des prestataires
- Relances automatiques et / ou en un clic
- Interface publique de création des demandes
- Interface de validation des factures des prestataires
- Sur le ticket : commentaires, notes et visualisation de l’historique
- Affichage des garanties des équipements
Comment rédiger le cahier des charges pour la mise en place d'une GMAO ?
Le cahier des charges pour la mise en place d’une GMAO doit détailler les fonctionnalités et les spécifications techniques requises par l’entreprise. Il doit également définir les objectifs et les contraintes de l’entreprise en termes de gestion de l’activité et de la maintenance.
Les avantages d'un logiciel de GMAO
- des interventions de maintenances plus efficaces
- éviter les doubles saisies
- meilleure communication entre les techniciens et les parties prenantes
- des données en temps réel sur vos activités de maintenance
- une prise de décision éclairée
- suivi des coûts et performances de maintenance
- amélioration de la performance des équipements