Logiciel de GMAO gratuit ou open source :
Est-ce l’idéal pour votre entreprise ?
Le choix d’un outil de GMAO est important pour bien gérer son service de maintenance Mais l’offre est aujourd’hui très large avec certains outils payants, certains logiciels gratuits ou en open source. Comment s’y retrouver ?! 😱
Pas de panique, nous vous aidons à trouver la solution qui vous correspond 👇
6 min de lecture – Octobre 2020
Les outils de GMAO sont indispensables au bon fonctionnement des services de maintenance. Pourtant, il peut parfois être difficile de trouver l’outil idéal, entre les historiques du marché, les nouveaux entrants et les solutions gratuites ou open source. C’est sur ces deux dernières que nous allons concentrer notre article en analysant les avantages et inconvénients de la GMAO gratuite puis en vous présentant une sélection d’outils efficaces.
Logiciel de GMAO gratuit ou open source : est-ce l’idéal pour votre entreprise ?
1. Pourquoi opter pour un logiciel de GMAO pour votre entreprise ?
Les logiciels de GMAO sont indispensables pour planifier et organiser la maintenance de vos services. On retrouve cette méthode de gestion dans de nombreux secteurs, aussi bien privés que publics. Vous pouvez ainsi gérer :
- Des équipements : véhicules, bâtiments, ordinateurs, machines de production, etc.
- Des ressources humaines : gestion de projet, gestion du personnel, etc.
- Des stocks : nombre de pièces, réapprovisionnement, etc.
Les avantages d’utiliser des outils de GMAO sont nombreux et ont un impact sur la productivité des équipes, l’amélioration des performances client, la centralisation des données et le partage de connaissances, la traçabilité et la sécurisation des interventions.
Ce type d’outils permet à l’activité de se dérouler dans les meilleures conditions et d’avoir une visibilité suffisante pour anticiper les aléas éventuels comme des pannes liées à une obsolescence des équipements ou des ruptures de stock. Vous pouvez enfin définir des KPIs issus de votre outil de GMAO pour affiner la gestion de votre entreprise, prévoir des actions de maintenance corrective ou fournir à la direction des données précises facilitant la prise de décision.
De manière générale, un logiciel de GMAO adapté à votre entreprise contribuera à sa pérennité. C’est un investissement à long terme et une solution efficace pour améliorer l’ensemble des process de maintenance d’une société.
Vos principales questions
Quel est votre plus gros client ?
Une enseigne de près de 900 points de vente avec plusieurs dizaines de milliers d’interventions par an. Il est très sympa et on fait la fête avec lui tous les ans 🙂
Combien de temps faut-il pour lancer concrètement le logiciel GMAO ?
Généralement, en 24/48h c'est plié. Vous testez le logiciel si celui-ci vous convient, vous pouvez démarrer immédiatement. Si des fichiers d'imports sont nécessaires, nous les intégrons après vérification, en moins de 48h.
Combien de temps faut-il se former à l'outil ?
La solution est extrêmement simple à utiliser. Tellement que nous n’avons jamais besoin d’envoyer notre notice d’utilisation.
On vous forme en une heure, vous pouvez débuter juste après et être autonome.
En une semaine, vous maitriserez 90% de la solution. Pour les autres 10%, notre équipe support vous accompagne en planifiant des points réguliers.
Si je décide de résilier, comment récupérer mes données ?
Vous en avez la possibilité en toute autonomie et en trois clics : exporter vos données en .xlsx. Le fichier téléchargé est immédiatement utilisable par vous ou un tiers.
Douche froide avec mon précédent partenaire : une fois signé, plus moyen de le joindre.
On ne lésine pas sur les moyens chez Bob! Desk : le support est un élément essentiel de notre offre. Si besoin, vous avez la ligne directe du président, la voici : +33 6 59 97 19 0 (et le numéro complétaire : nombre de doigts d’une main normalement constituée moins un). Testez par vous même.
Il me manque un outil mais aussi des prestataires, pouvez-vous m'aider ?
Ça tombe bien ! Nous mettons à votre disposition un annuaire de prestataires intégrés qui seront prêts à répondre à vos besoins dès la mise en place de votre compte. Testez et laissez vous séduire. 😉
J’ai encore une question
Rendez-vous sur notre page contact sur laquelle vous trouverez toutes les informations pour nous joindre.
2. Gérer sa maintenance avec Excel une alternative ?
L’outil tout-en-un de Microsoft est suffisamment puissant pour vous aider à gérer votre maintenance. De nombreuses entreprises utilisent Excel pour suivre les interventions et surtout la consultation des actions réalisées. Une utilisation basique qui peut largement être effectuée sur un tableur.
En revanche, l’accès à l’information et la planification des opérations restent très limitées, à moins de confectionner des tableaux complexes avec le risque de perdre en expérience utilisateur.
De plus, l’utilisation d’Excel peut vite s’avérer fastidieuse pour les équipes de maintenance et ne permet pas un suivi minutieux, alors pourquoi se priver d’outils gratuits ?
3. Sélection de GMAO gratuits et Open Source
MaintenanceCare
MaintenanceCare est un outil de GMAO canadien qui propose une version gratuite, avec fonctionnalités très limités, pour 1 seul utilisateur et 1 seule entreprise par compte administrateur.
Elle fait partie des meilleures solutions et des plus connues mais est réservée aux professionnels qui sont à l’aise avec l’anglais puisque MaintenanceCare n’est disponible que dans la langue de Shakespeare, tout comme le support. Au niveau des fonctionnalités, elle permet de réaliser des bons de commande, des prestations de maintenance préventive ainsi qu’une gestion de vos actifs.
Conclusion : MaintenanceCare est un très bon outil mais qui s’avère malheureusement très limité dans sa version gratuite.
Bob! Desk
Une version 100% gratuite proposé par Bob! Desk, le 1er logiciel de GMAO gratuit français, pour traiter efficacement vos demandes d’interventions, gérer vos prestataires, automatiser votre maintenance et suivre vos tickets !
Elle fait partie de la nouvelle génération de GMAO évolutive et proposée en mode SAAS, sans téléchargement accessible sur inscription et directement via une connexion internet.
La version gratuite est uniquement limité par l’espace de stockage
Conclusion : Bob! Desk est l’outil idéal si vous voulez optimiser votre GMAO avec un outil évolutif, simple et performant sans entamer votre budget ! Le seul petit bémol c’est une version uniquement en français.
Fiix Lite
Fiix est un logiciel de GMAO américain idéal pour organiser, traquer et planifier différents niveaux de maintenance.
On retrouve plusieurs offres payantes (Basic, Professional, Enterprise et Performance) ainsi qu’une version Light gratuite : Fiix Lite. Cette version est bien évidemment moins complète que son pendant payant mais offre quand même pas d’avantages comme des fonctionnalités professionnelles, une application mobile ou encore la gestion des bons de commande.
Conclusion : Fiix Lite est un très bon outil, idéal pour les petites entreprises qui souhaitent optimiser leur process de maintenance internes et découvrir les avantages des logiciels de GMAO.
ManageMaint 4
ManageMaint 4 est un outil de GMAO qui se décline en deux versions : une gratuite et une payante.
Dans un souci de transparence, l’éditeur propose sur son site un tableau comparatif permettant de voir rapidement les fonctionnalités disponibles dans chacune des deux versions.
ManageMaint 4 propose un interface simple et une ergonomie agréable. Son utilisation est simple pour choisir vos équipements et configurer les différents types d’intervention et leur fréquence.
Les développeurs n’hésitent pas à mettre à jour leur version gratuite et l’outil dispose ainsi de fonctionnalités permettant de mettre en place une base de données complète : type de machine, emplacement, liaisons entre les machines et les différentes pièces détachées, type d’alarme pour chaque machine, état de la machine, etc.
Conclusion : ManageMaint propose une version gratuite complète et guide l’utilisateur pour la configuration et la prise en main afin de lui permettre d’être rapidement opérationnel.
Bon à savoir :
Certains outils gratuits sont également Open Source. Il convient de préciser que leur utilisation est réservée aux initiés car ils nécessitent des compétences poussées en informatique et peuvent aussi être difficiles à manier. Si vous avez une entreprise avec moins d’une dizaine de salariés et avez un ou deux profils techniques au sein de votre équipe, un logiciel Open Source pourra tout à fait suffire, avec toutefois le risque qu’un des développeurs s’en aille et vous laisse sans ressource technique pour s’occuper de la maintenance de l’outil. En revanche, pour des entreprises de taille conséquente, les solutions open source montreront rapidement leurs limites.
Les solutions open source présentent toutefois quelques avantages :
– Elles ne nécessitent pas d’engagement financier à long terme et vous pourrez alors l’utiliser aussi longtemps que vous voulez et le changer à tout moment.
– Le code source étant ouvert, il peut être modifié sans problème pour adapter l’outil aux besoins de votre structure. Comme de nombreux intervenants travaillent dessus, vous pourrez aussi profiter des développements effectués par d’autres entreprises.
– Le cycle de détection et de correction des bugs est plutôt court et le grand nombre de développeurs utilisant ce type d’application permet d’identifier les éventuels problèmes sans trop de délais.
4. Quelles sont les limites à l’utilisation d’un outil de GMAO gratuit ou Open Source ?
Comme vous avez pu le constater, on trouve aujourd’hui des logiciels de GMAO gratuits ou Open Source efficaces. Ils peuvent une excellente solution pour démarrer votre activité ou mesurer le potentiel de ce type d’outils.
Parmi les avantages (non négligeables) d’un outil gratuit, on retrouve bien évidemment le coût d’acquisition quasi-nul. Nous insistons sur le « quasi » car le temps nécessaire à la configuration et sa prise en main ont un coût. Il peut aussi être nécessaire de faire appel à un consultant externe pour tout paramétrer.
Toutefois, il est possible que les versions gratuites montrent rapidement leur limite si votre activité continue de se développer. Certains éditeurs de logiciels gratuits proposent à ce titre des fonctionnalités payantes pour enrichir l’outil. Ainsi, les versions gratuites offrent simplement un petit aperçu des logiciels complets et font plus office de démo que d’outil à part entière.
Enfin, il faut garder en tête qu’à l’instar d’autres outils gratuits, l’accompagnement de l’éditeur sur les fonctionnalités gratuites est très limité, sauf s’il s’agit d’une offre freemium avec l’objectif de vous faire basculer sur la formule payante.
Toujours concernant les logiciels GMAO open source, pensez que ce type d’outils ouverts peut avoir des soucis d’intégration au sein de votre écosystème professionnel. Il est donc, on le rappelle, indispensable de bénéficier de connaissances techniques poussées pour optimiser le fonctionnement entre tous vos autres logiciels professionnels.
Lorsque vous optez pour une solution gratuite, vous devez comparer le coût réel (choix, installation, utilisation) par rapport à la gratuité apparente
5. Faut-il opter pour un outil GMAO professionnel ?
Passer à un outil de GMAO professionnel payant offre de nombreux avantages, à commencer par des fonctionnalités bien plus avancées que sur un logiciel gratuit. La configuration est bien plus poussée et permet d’adapter précisément l’outil aux besoins de votre entreprise.
De plus, opter pour une solution payante vous permet de profiter de l’accompagner et de l’expertise de l’éditeur. Les conseillers vous aident à choisir la meilleure offre et fournissent un accompagnement dans l’installation du logiciel et un support pendant toute la durée d’utilisation. Cela représente un gain de temps non négligeable et vous pourrez en profiter pour améliorer vos process internes et bénéficier des retours d’expérience de l’éditeur s’il a rencontré des cas similaires au vôtre.
Enfin, une solution payante vous permet de bénéficier de mises à jour régulières pour garantir la sécurité de vos données et profiter des dernières innovations de l’éditeur. De plus, les retours des utilisateurs sont régulièrement pris en compte et aident les développeurs à améliorer le logiciel de GMAO de façon continue et itérative. L’objectif des éditeurs de logiciels de GMAO payants est de toujours proposer une grande simplicité d’utilisation et une efficacité optimale.
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