Cahier des charges GMAO : les bonnes pratiques

Comment écrire un cahier des charges pour un projet d’obtention d’une GMAO ?

Voici les étapes générales pour écrire un cahier des charges GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) :

• Identifiez les besoins de votre entreprise en matière de maintenance. Cela peut inclure des informations sur les équipements utilisés, les types de maintenance requis, les processus de travail actuels et les lacunes dans les systèmes existants.
• Déterminez les fonctionnalités clés que vous souhaitez inclure dans votre GMAO. Cela peut inclure la planification de la maintenance, la gestion des stocks de pièces, la gestion des ordres de travail, la gestion des données de performance et la génération de rapports.
• Évaluez les différentes options de GMAO disponibles sur le marché. Cela peut inclure une analyse des coûts, des fonctionnalités, de la facilité d’utilisation et de l’intégration avec les systèmes existants.
• Décidez quelles fonctionnalités doivent être inclues dans le cahier des charges. Il est important de s’assurer que les fonctionnalités demandées sont réalisables et que le budget est suffisant pour les implémenter.
• Ecrivez le cahier des charges en décrivant précisément les besoins de l’entreprise, les fonctionnalités requises, les objectifs à atteindre et les critères de sélection pour le système GMAO. N’oubliez pas d’inclure des spécifications techniques pour les intégrations et les normes de sécurité.
• Partagez le cahier des charges avec les différents acteurs de l’entreprise pour obtenir leur avis et leur feedback.
• Utilisez le cahier des charges pour sélectionner un fournisseur et un système GMAO qui répondent aux besoins de votre entreprise.

Pourquoi est-il primordial d’écrire un cahier des charges avant de choisir une GMAO ?

Il est primordial d’écrire un cahier des charges avant de choisir une GMAO pour une variété de raisons. Tout d’abord, cela permet de définir les besoins de l’entreprise en matière de maintenance en prenant en compte les équipements utilisés, les types de maintenance requis, les processus de travail actuels et les lacunes dans les systèmes existants. Cela permet de définir les fonctionnalités clés qui doivent être inclues dans la GMAO pour répondre aux besoins de l’entreprise et améliorer les processus de travail actuels.

Ensuite, écrire un cahier des charges permet de s’assurer que les fonctionnalités demandées sont réalisables et que le budget est suffisant pour les implémenter. Cela permet de fixer des objectifs réalisables pour le projet et de s’assurer que les coûts ne dépassent pas ce qui est prévu. Cela garantit que le projet sera mené à bien dans les délais et les limites budgétaires fixés.

En outre, le cahier des charges permet de sélectionner un fournisseur et un système GMAO qui répondent aux besoins de l’entreprise. En décrivant précisément les besoins et les fonctionnalités requises dans le cahier des charges, il est possible de comparer les différentes options disponibles sur le marché et de sélectionner celle qui convient le mieux. Cela garantit que le système choisi sera adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Il est important de fixer les critères de sélection pour le système GMAO dans le cahier des charges, cela permet de s’assurer que le système choisi répond aux besoins de l’entreprise et qu’il est conforme aux normes de sécurité et aux spécifications techniques requises. Le cahier des charges doit également inclure des spécifications techniques pour les intégrations et les normes de sécurité pour garantir la sécurité des données et le bon fonctionnement du système.

Enfin, le cahier des charges facilite la communication entre les différents acteurs de l’entreprise. Le cahier des charges permet de décrire les besoins de l’entreprise de manière claire et concise, ce qui facilite la communication entre les différents départements et les fournisseurs. Cela garantit une meilleure collaboration et une meilleure coordination dans la mise en place et l’utilisation de la GMAO.

Comment s’y prendre pour créer un plan de maintenance préventive ?

Voici quelques étapes pour créer un plan de maintenance préventive :

1. Établir un inventaire des équipements : La première étape pour créer un plan de maintenance préventive est de dresser un inventaire des équipements qui doivent être entretenus, en incluant des informations telles que le nom, le modèle, le numéro de série et l’emplacement de chaque équipement.
2. Définir les tâches de maintenance : Pour chaque équipement, définir les tâches de maintenance nécessaires, comme les inspections, les vérifications, les lubrifications, les remplacements de pièces, etc.
3. Déterminer la fréquence des tâches : Pour chaque tâche de maintenance, déterminer la fréquence à laquelle elle doit être effectuée, en fonction de facteurs tels que l’âge de l’équipement, l’utilisation, les exigences de sécurité, les recommandations du fabricant, etc.
4. Assigner les responsabilités : Assigner les responsabilités pour l’exécution des tâches de maintenance, en indiquant qui est chargé de les effectuer et quand elles doivent être effectuées.
5. Mettre en place un système de suivi et de rapport: Mettre en place un système de suivi et de rapport pour enregistrer les tâches de maintenance effectuées, les problèmes détectés et les actions correctives prises. Cela permettra de suivre l’efficacité du plan de maintenance préventive et de faire des améliorations si nécessaire.
6. Mettre en place une vérification régulière : Il est important de vérifier régulièrement les équipements pour s’assurer qu’ils sont en bon état, d’identifier les problèmes potentiels, d’ajuster les plans de maintenance si nécessaire.

Il est important de noter que ces étapes peuvent varier en fonction de la complexité des équipements, des processus et des exigences de l’entreprise. Il est aussi recommandé de consulter les spécialistes ou les fabricants pour obtenir des informations sur les meilleures pratiques de maintenance préventive pour chaque équipement.

Quels sont les risques à choisir un logiciel sans avoir établi un cahier des charges au préalable ?

Choisir un logiciel de maintenance sans avoir établi un cahier des charges GMAO au préalable peut entraîner un certain nombre de risques pour l’entreprise. Il existe un risque d’inadaptabilité, c’est à dire que le logiciel choisi ne répondra pas aux besoins spécifiques de l’entreprise. Il y a également un risque de coûts supplémentaires, si les fonctionnalités requises ne sont pas définies clairement, il est possible que le logiciel choisi ne répond pas aux besoins de l’entreprise et qu’il faille acheter des fonctionnalités supplémentaires ou remplacer le logiciel. Il y a un risque de mauvaise qualité si les critères de sélection ne sont pas définis clairement, il est possible que le logiciel choisi ne soit pas de qualité ou ne répond pas aux normes de sécurité et aux spécifications techniques requises. Il y a également un risque de mauvaise communication si les besoins de l’entreprise ne sont pas décrits clairement, il est possible que les différents acteurs de l’entreprise ne comprennent pas les besoins de l’entreprise et ne soient pas en mesure de travailler efficacement ensemble pour mettre en place et utiliser le logiciel. Il y a enfin un risque de problèmes légaux car si les normes de sécurité et les spécifications techniques ne sont pas respectées, cela peut entraîner des problèmes légaux pour l’entreprise. En résumé, l’absence d’un cahier des charges clair et détaillé peut causer des problèmes importants pour l’entreprise, notamment en termes de coûts, de performance, de qualité et de conformité légale. Il est donc crucial d’établir un cahier des charges avant de choisir un logiciel de GMAO pour éviter ces risques et s’assurer que le logiciel choisi répondra aux besoins de l’entreprise de manière adéquate.

Quels critères ne faut-il surtout pas oublier pour un cahier des charges GMAO ?

Il y a plusieurs critères importants à inclure dans un cahier des charges pour un projet de GMAO, voici quelques-uns des plus importants:

1. Fonctionnalités clés: Il est important de définir les fonctionnalités clés que vous souhaitez inclure dans votre GMAO, comme la planification de la maintenance, la gestion des stocks de pièces, la gestion des ordres de travail, la gestion des données de performance et la génération de rapports.
2. Intégration avec les systèmes existants: Il est important de s’assurer que la GMAO choisie puisse s’intégrer aux systèmes existants de l’entreprise, comme les systèmes de gestion de la production ou de gestion des ressources humaines.
3. Normes de sécurité: Il est important de s’assurer que la GMAO choisie respecte les normes de sécurité appropriées pour protéger les données de l’entreprise.
4. Facilité d’utilisation: Il est important de s’assurer que la GMAO choisie est facile à utiliser pour les utilisateurs, cela permet une adoption efficace par les employés.
5. Coûts et budget: Il est important de définir le budget disponible pour le projet et de s’assurer que les coûts de la GMAO choisie sont conformes à ce budget.
6. Support et maintenance: Il est important de s’assurer que le fournisseur de la GMAO choisie propose un support et une maintenance de qualité pour garantir la pérennité et la performance du système.
7. Personnalisation: Il est important de s’assurer que la GMAO choisie est personnalisable pour s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise.

En incluant ces critères dans le cahier des charges GMAO, vous pourrez sélectionner un logiciel qui répond aux besoins de votre entreprise, est fiable, sécurisée, facile à utiliser et adaptée à votre budget. Cela garantira un projet réussi et une utilisation efficace de la GMAO.