Cahier des Charges GMAO

L’article qu’il vous faut pour créer votre cahier des charges et mener à bien votre consultation.

Introduction

 

Cet article a été rédigé par des experts dans le domaine de la GMAO et tout particulièrement dans la constitution d’un cahier des charges de GMAO. Il est dense. Nous y avons passé plusieurs heures. C’est donc de l’or en barre.

Nous vous invitons donc à prendre le temps de le lire attentivement car il vous permettra de : 

• gagner BEAUCOUP de temps
• vous permettra d’éviter les principaux écueils
• vous donnera de précieux conseils
• vous permettra de télécharger le dossier de consultation
• vous permettra de télécharger le document réponse à la consultation

 

Bref, des jours de travail pour vous faire gagner des semaines 🙂

 

Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour une GMAO ?

 

Un cahier des charges pour une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) est un document stratégique qui détaille précisément les besoins, les objectifs, et les attentes d’une entreprise vis-à-vis de l’implémentation d’un système de gestion de maintenance. 

 

Ce document joue un rôle crucial dans le processus de sélection d’une solution GMAO, car il sert de référence tant pour l’entreprise cliente que pour les fournisseurs potentiels car il fournit un cadre identique à l’ensemble des participants ce qui simplifie la comparaison des réponses.

 

À travers le cahier des charges, l’entreprise exprime de manière claire et structurée ses exigences en termes de fonctionnalités, d’intégration avec les systèmes existants, de performance, et de support technique. 

 

Il aborde également les contraintes budgétaires, les délais de mise en œuvre, ainsi que les critères de sélection du fournisseur. 

 

En définissant les paramètres spécifiques du projet, le cahier des charges assure que la solution GMAO choisie sera parfaitement alignée avec les processus métier de l’entreprise, contribuant ainsi à optimiser la gestion de la maintenance, à réduire les coûts et à augmenter la productivité. 

 

Pourquoi est-ce TRÈS IMPORTANT d’élaborer un cahier des charges dans le cadre d’un déploiement d’un projet GMAO ?

 

L’élaboration d’un cahier des charges dans le cadre d’un déploiement d’un projet de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est cruciale pour plusieurs raisons essentielles :

 

• Vous poserez clairement vos besoins et prendrez le temps d’indiquer ce qui est important pour vous.
• Vous donnerez à l’éditeur une vision à 360° de votre société, votre écosystème, vos fonctionnement, vos attentes et contraintes (si le cahier des charges est bien fait) lui permettant de se positionner ou non.
• Vous proposerez un cadre de réponse vous permettant de comparer les offres 
• Communiquer sur une intention ferme d’achat ce qui permet aux éditeurs de s’engager pleinement dans le projet qui est, pour eux aussi, très chronophage.
• Vous adopterez une approche plus holistique et non plus centrée uniquement sur les fonctionnalités.
• Vous aurez quelques éléments à apporter à votre directeur si l’éditeur finalement sélectionné plante, ça peut toujours aider 🙂

 

Les éléments clés d’un cahier des charges GMAO

 

Le plus souvent, un dossier de consultation est composé de deux documents : 

 

• un dossier de consultation qui permet de préciser le projet et le cadre de la consultation.
• un document de réponse qui permettra aux éditeurs de répondre dans un cadre normalisé vous permettant de comparer plus simplement les éditeurs.

 

Vous trouverez ci-dessous, quelques éléments que vous pourrez intégrer dans votre dossier de consultation.

 

1 – Préambule

• Présentation de la société
• Chiffres clés
• Organisation de l’équipe maintenance

 

2 – Modalités de la consultation 

• Coût de l’appel d’offres
• Langue de rédaction de la consultation
• Calendrier et destinataires des offres
• Interlocuteurs & Questions/réponses
• Recevabilité des offres et droit de retrait
• Identité des soumissionnaires

 

3 – Vos besoins

• Objectifs
• Impératifs
• Périmètre projet
• Critères de sélection
• Durée du contrat
• Intégrations à des solutions tierces
• Plan de déploiement

 

4 – Dossier de candidature

• Documents à remplir
• Eléments de stabilité du prestataire de services
• Politique RSE

 

5 – Confidentialité des données

Nous reprenons ces éléments dans les documents téléchargeables.

 

Le document réponse peut quant à lui contenir plusieurs parties permettant aux éditeurs de répondre. Généralement, les parties sont les suivantes : 

 

• Présentation de l’éditeur (et de l’intégrateur si différent)
• Partie fonctionnelle permettant à l’éditeur de répondre sur les aspects techniques
• Partie sécurité (application, serveur, physique, recrutement, RGPD)
• Références clients
• Proposition tarifaire

 

Qui doit participer à la consultation 

 

Dans le processus de consultation pour le déploiement d’une solution GMAO, plusieurs parties prenantes jouent des rôles clés pour assurer le succès du projet. 

 

L’équipe projet qui doit obligatoirement inclure les utilisateurs finaux, tels que les techniciens de maintenance et les gestionnaires d’opérations. Ceux-ci apportent des retours précieux sur les besoins quotidiens et les défis opérationnels, garantissant que la solution répondra efficacement à leurs exigences. Ils permettront notamment de distinguer ce qui est essentiel du superflu.

 

Le département achat lui joue un rôle crucial dans le processus de consultation et de sélection d’une solution GMAO, en apportant son expertise en matière de négociation, d’évaluation des coûts et de gestion des relations fournisseurs. Ce département s’assure que l’acquisition de la solution GMAO soit en accord avec les politiques d’achat de l’entreprise et qu’elle représente le meilleur rapport qualité-prix. Les acheteurs professionnels analysent les propositions des fournisseurs, comparent les offres en termes de fonctionnalités, de coûts initiaux et récurrents, d’assistance technique, de formation et de conditions contractuelles. Ils négocient les termes des contrats, y compris les prix, les délais de livraison, les garanties et les clauses de service après-vente, afin de minimiser les risques financiers et opérationnels pour l’entreprise. De plus, en collaborant étroitement avec les équipes IT et opérationnelles, le département achat s’assure que les solutions envisagées répondent aux exigences techniques et fonctionnelles spécifiques de l’organisation. Par leur capacité à gérer efficacement les aspects commerciaux et contractuels du projet, ils contribuent de manière significative à la réussite du déploiement de la solution GMAO, tout en veillant à ce que l’investissement soit aligné avec les objectifs stratégiques et financiers de l’entreprise.

 

L’équipe informatique, en tant que partie prenante technique, évalue les aspects liés à l’intégration, la sécurité des données et le support technique, assurant ainsi que la solution s’aligne avec l’infrastructure IT existante et les politiques de sécurité. 

 

Enfin, la direction et les décideurs financiers examinent l’alignement de la solution avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et son retour sur investissement potentiel, garantissant ainsi que le projet s’inscrit dans les plans de développement à long terme de l’entreprise. 

 

Voilà, vous savez tout sur les parties généralement prenantes dans le cadre de ce projet.

 

Quelques conseils qui valent de l’or 🙂

• Identifiez les 2 maximum 3 éditeurs spécialisés dans le secteur.

En tant qu’éditeur, il est déjà difficile de parfaitement répondre à l’ensemble des besoins clients dans une verticale spécifique tant les attentes, niveaux d’usages et configurations sont différentes. Cette complexité peut sembler faible pour un éditeur qui a 10 clients mais elle prend une tout autre dimension chez un éditeur qui a 1 000 clients.

 

Imaginez donc ce que cela peut être sur des verticales qui n’ont rien à voir entre elles.

Vu de loin, une GMAO dans la santé peut sembler similaire à une GMAO dans la restauration. Au quotidien et surtout si vous avez un volume important d’interventions à gérer, les différences sont importantes.

 

Un éditeur spécialisé dans votre secteur pourra vous apporter une expertise beaucoup plus fine ce qui se traduira par : 

 

• un langage commun 
• une compréhension immédiate de votre configuration et de vos besoins
• une solution (normalement) plus simple à utiliser et à mettre en oeuvre 
• une road-map sans doute très alignée avec vos attentes car construite pour des clients ayant des besoins très proches des vôtres.

• Menez l’enquête et identifiez les signaux faibles et les tendances fortes

Le choix d’une GMAO est un projet de long terme qui implique généralement une collaboration pendant plusieurs années. Ce choix, engageant dans la durée, pose la question suivante : “Où en sera l’éditeur sélectionné dans plusieurs années ?”.

 

Afin de répondre à cette question, nous avons fait l’exercice de classification vous présentant quatre configurations d’éditeurs.

 

Cette classification vous permettra : 

• d’identifier dans quelle catégorie se classe l’éditeur.
• de connaitre les avantages et les inconvénients de chaque configuration

 

L’idée est ici d’identifier qu’elle est la tendance de chacun des éditeurs.

On va vous aider à y voir plus clair. 

 

On peut classer les éditeurs en fonction de la tendance dans laquelle ils s’inscrivent : 

 

	Leader  actif	Leader  passif	Challenger	Jeune pousse
Flexibilité	XX	XX	VV	VV
Solution “élégante”	V	X	VV	VV
Références nouvelles significatives dans le secteur	VV	X	V	V
Road-map mise à jour	VV	X	V	V
Compte réseau sociaux actifs (newsletter, linkedin, youtube)	V	X	V	V
Références importantes dans le secteur	VV	VV	V	X
Track-record SLA Sauvegardes Maturité technique	VV	VV	V	X
Couverture fonctionnelle	VV	VV	V	X
Chiffre d’affaires en m€	VV	VV	X	XX
Risque à court terme	Faible	Faible	Moyen	Elevé
Perspectives de long terme	Bonne	Mauvaise	Bonne	Indéterminée
Recommandation	A privilégier	A éviter	A privilégier	A vous de voir

 

 

Combien faut-il consulter d’éditeurs ?

 

Réponse courte, on pense qu’il faut adresser votre consultation à un nombre compris entre 5 et 7 éditeurs.

Voici pourquoi :

 

• Vous aurez rapidement parcouru au moins une trentaine d’éditeurs sans vous en rendre compte et sur la base de quelques critères simples, pourrez très facilement constituer une shortlist pertinente. Voici quelques critères à prendre en compte pour la sélection des consultés : design & ergonomie, simplicité d’utilisation, fonctionnalités, focus sectoriel.

 

• Il doit forcément exister trois logiciels leaders dans le secteur à moins que vous n’ayez une activité de pointe ex : fabricant de microprocesseurs nanométriques militaire dans le spatial. Assurez-vous de les avoir dans la consultation. Pour les trouver, consultez les annuaires ou comparatifs de GMAO.

 

• Obtenez des noms et des retours d’expériences auprès de vos pairs, une dizaine de coups de fils vous permettront d’avoir une information sincère et non biaisée. Pour se faire, tapez votre nom de poste sur linkedin et filtrez par industrie les résultats et écrivez leur.

 

Lorsque ce travail est effectué en amont, vous réduirez le risque d’erreur et optimisez votre recherche.

 

Exemples de fonctionnalités à inclure dans votre consultation

 

Voici quelques modules ou fonctionnalités que vous pouvez inclure dans votre consultation.

 

• Curatif
• Préventif
• Agenda
• Référentiel équipements
• Référentiel sites ou lieux.
• Gestion des intervenants (techniciens ou prestataires)
• Interfaces utilisateurs 
• Gestion des rôles utilisateurs
• Gestion des pièces détachées
• Gestion des gammes de maintenance
• Capacité à gérer la maintenance conditionnelle
• Gestion des réserves liées au préventif
• Gestion et validation des factures fournisseurs
• Gestion des consommations
• QR Code
• Tableau de bord
• Exports au format excel ou pdf
• Champs personnalisables
• Capacité à gérer le SSO
• Capacité à s’interfacer via une API

 

En complément des fonctionnalités de base, la prise en compte de fonctionnalités avancées peut apporter une valeur ajoutée significative à une solution GMAO.

 

 Parmi celles-ci, l’intégration de l’intelligence artificielle pour la maintenance prédictive, les analyses avancées pour optimiser les cycles de maintenance, et les interfaces mobiles pour faciliter l’accès en situation de mobilité. 

 

Ces fonctionnalités permettent d’anticiper les besoins de maintenance, d’améliorer la réactivité des équipes et de réduire les temps d’arrêt ou les délais d’interventions, vous offrant ainsi un avantage compétitif.

 

Néanmoins, nous vous invitons à lire attentivement le paragraphe suivant qui concerne les erreurs à éviter et notamment la partie qui porte sur les fonctionnalités.

 

Focus sur la mobilité

L’accessibilité et la mobilité sont des critères essentiels dans la sélection d’une GMAO. Une solution accessible sur différents appareils (PC, tablettes, smartphones) permet aux techniciens de consulter et mettre à jour les informations en temps réel, directement sur le terrain. Cela facilite la communication entre les équipes, améliore la gestion des interventions et augmente la réactivité face aux urgences. 

En garantissant un accès facile et mobile à la solution, les entreprises peuvent ainsi optimiser leurs opérations de maintenance et améliorer la satisfaction de leurs clients.

 

Les erreurs à éviter dans votre cahier des charges

Il est important de tomber dans quelques pièges lors du lancement d’un projet GMAO.  Voici les erreurs les plus fréquentes : 

• Ne pas obtenir l’accord écrit de la direction sur un budget et un calendrier.

Le risque ici, c’est de se lancer dans des semaines et des mois de travail pour finalement recevoir de la direction un “Désolé, plus le budget” ou son équivalent “Ce n’est plus une priorité”. Un maximum de temps de perdu.

• Confier le projet à un membre non expérimenté

Généralement, l’apprenti ou le stagiaire. Le risque ici est de confier le projet à un membre de l’équipe qui ne dispose pas du recul nécessaire pour mener à bien le projet. Généralement, ces projets ne sont pas menés au bout et certains éditeurs ne vous prendront pas au sérieux et ne donneront pas suite. Pirez, vous prenez le risque de sélectionner le mauvais outil et là vous vous en mordrez les doigts.

• Se laisser embarquer par d’autres départements

Voici commence l’histoire du projet qui a toutes les chances de ne jamais aboutir.

Au détour d’un couloir, un collègue vous croise et vous dit. “Alors, tu cherches un outil de gestion d’intervention et de maintenance. Ça tombe bien, moi aussi je souhaite prendre une solution de gestion des véhicules.” Là, une collègue passe et ajoute “Ha ben moi je suis en recherche d’une gestion de gestion d’occupation des espaces”.

Nul besoin on l’espère de vous en dire plus, un conseil, compartimentez vos projets.

• Chercher le mouton à 5 pattes

Ce point peut sembler proche du précédent mais il est tout de même différent.

Dans le précédent, vous risquiez de vous perdre en intégrant le périmètre fonctionnel d’autres entités.

Dans ce point, vous courez le risque de vouloir une solution qui fait tout (mal ou moins bien) alors qu’au quotidien votre activité courante porte à 90% sur un ou deux besoins majeurs.

• Ne pas prendre le temps de tester votre GMAO

La poudre de perlimpinpin, vous connaissez ?

Certains éditeurs sont très bons pour vendre le produit mais au quotidien, celui-ci peut être une vraie gageure à utiliser ! Insistez pour avoir accès à une version de démonstration. Aucune raison technique n’est valable pour justifier l’impossibilité de créer un compte.

 

Demandez une formation rapide, 15 à 30 minutes max puis testez la solution.

Vous éviterez ainsi la très forte déconvenue : découvrir une solution très complexe à utiliser une fois celle-ci choisie et l’appel d’offres terminé.

 

A propos du plan de déploiement 

Prévoyez une période de déploiement progressif

Le déploiement progressif d’une solution GMAO est une stratégie éprouvée qui permet d’identifier et de résoudre les problèmes éventuels dans un environnement contrôlé, avant le déploiement à grande échelle. Cette approche réduit les risques et permet aux utilisateurs de s’adapter progressivement aux nouvelles procédures. 

 

Commencer par un département ou une fonctionnalité spécifique peut offrir des enseignements précieux et faciliter l’ajustement des processus et des formations nécessaires pour garantir un déploiement réussi dans l’ensemble de l’organisation.

 

Faites en sorte que celle-ci soit courte

 

Bien que le déploiement progressif soit essentiel, il est tout aussi important de veiller à ce que cette période ne s’étire pas indéfiniment. Un calendrier de déploiement prolongé peut entraîner une perte d’intérêt et de momentum, ainsi qu’une augmentation des coûts. 

 

Définir une timeline claire et réaliste, tout en restant flexible pour les ajustements nécessaires, aide à maintenir l’engagement des parties prenantes et à assurer une transition efficace vers la nouvelle solution GMAO.

 

N’attendez pas que tous les fichiers d’imports soient prêts

 

L’attente de la perfection pour les fichiers d’import peut retarder inutilement le projet. Il est plus pragmatique de commencer avec des ensembles de données clés disponibles et d’ajouter ou de mettre à jour les informations au fil du temps. 

 

Cette approche permet de bénéficier rapidement des avantages de la solution GMAO et de perfectionner progressivement la base de données grâce aux retours des utilisateurs et à l’expérience acquise durant les premières phases du déploiement.

 

Soyez exigeants vis-à-vis de l’éditeur mais soyez-le envers vous-même aussi

 

Il est crucial d’avoir des attentes élevées envers l’éditeur de votre solution GMAO pour assurer l’obtention d’un produit et d’un service de qualité. Cependant, cette exigence doit être une rue à double sens. Soyez tout aussi rigoureux et engagés dans le respect des délais, la préparation des équipes et la mise en œuvre des recommandations fournies par l’éditeur. Une collaboration étroite et une exigence partagée favorisent la réussite du projet.

 

Fixez un calendrier et tenez-le au risque de voir le projet capoter

 

La définition d’un calendrier précis et son strict respect sont essentiels pour le succès du déploiement d’une solution GMAO. Les retards peuvent entraîner une désorganisation, augmenter les coûts et réduire l’efficacité globale du projet. 

 

Il est donc crucial de fixer des jalons réalisables, de surveiller régulièrement les progrès et de prendre des mesures correctives en cas d’écart pour éviter que le projet ne déraille. Un suivi rigoureux et une communication transparente avec toutes les parties prenantes sont indispensables pour maintenir le projet sur la bonne voie.