Préparation d’un réunion de travail efficace en 2 éléments clés
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Employés comme patrons, nous pouvons tous nous rejoindre sur la plainte la plus populaire du monde de l’entreprise : les réunions de travail sont souvent synonymes de perte de temps et de frustration.
Les entreprises les plus efficientes du monde font face aux mêmes problématiques que les petites start-ups durant la préparation de ces entretiens groupés : comment s’assurer que chaque réunion compte ? Comment le temps de chaque collaborateur convié à cette réunion peut être optimisé grâce à une réunion bien placée, et bien menée ?
Bob! Desk vous donne 2 éléments clés pour la préparation de réunion de travail efficace.
#1 Tip de Préparation : Soyez clair sur l’objet de la réunion de travail
Aucune entreprise ne peut se permettre de perdre une à deux heures de travail effectif pour une réunion qui divague du sujet préalablement défini et ne mène à aucun résultat ou objectif activable.
Vos employés doivent savoir au préalable pourquoi ils vont se réunir, dans quel but précis ils se rendent en salle de réunion.
Êtes-vous là pour prendre une décision ou pour avoir une discussion libre ? Le sujet doit être le plus clair possible, et il faut le re-stipuler en début de réunion.
Fixez l’ordre du jour et un objectif, par exemple :
“À la fin de cette réunion, nous devons avoir pris cette décision.”
“Nous devons discuter du sujet X et nous mettre d’accord sur une stratégie activable à adopter immédiatement .”
En fin de réunion, résumez à l’oral les décisions prises et arrêtées, les applications concrètes de cette décision sur les rôles de chacun jusqu’au prochain point. Inscrivez ceux-ci pour le prochain meeting, afin de garder trace des objectifs de la mission.
#2 Tip de Préparation: Préparer les objets de la réunion de travail en amont
Si le sujet de la réunion est préalablement bien défini, alors vous allez être en capacité de demander à toutes les parties prenantes de cette réunion d’envoyer le contenu nécessaire pour engager la discussion.
Chiffres, notes mentales, idées, inspirations. Demandez un récapitulatif de ces contenus à vos collaborateurs, et utilisez uniquement le temps de réunion pour ouvrir la discussion. Chacun doit avoir écrit ou pensé ce qu’il va dire au préalable.
Faites des ellipses ! Partager les résultats est un temps fort pour les équipes (et peut être l’objet d’un évènement en début ou fin de mois !), mais passer en revue les opérations mises en place pour en arriver là est chronophage et facile à éluder.
En fin de réunion, diffusez ensuite le compte rendu de la réunion de manière concise, afin de vous assurer que tout le monde a compris la même chose. Il est important que tout soit clair dans la mémoire des participants, la trace écrite peut ainsi éviter les malentendus liés à l’oral.
Chez Bob! Desk, on trouve que les réunions à tout va, c’est anti-productif ! C’est pour cela que sur notre plateforme de gestion de la maintenance, on a créé des tags et autres systèmes de notifications pour vous éviter d’expliquer où vous en êtes dans votre travail ou dans votre programmation. De même, la plateforme web est accessible et lisible par tous les collaborateurs qui y sont assignés. Plus besoin de se passer le mot sur les rendez-vous, les devis, le recrutement d’artisan, tout est écrit et référencé !
Chaque réunion doit donner sur un objectif actionnable.
Ces deux étapes peuvent sembler simples et facilement applicables, pourtant beaucoup d’entreprises passent un temps conséquent en réunion car ils ne savent pas exactement ce qui va être discutés, ne cantonnent pas le sujet spécifiquement, et ne comprennent pas le but de la réunion in fine. Le but d’une réunion est de faire germer des idées, des performances, des résultats dans l’esprit de vos collaborateurs.
Êtes-vous ce genre d’entreprises ? N’hésitez pas à partager cet article à vos collègues ou votre manager, pou inspirer vos prochaines réunions autour d’un seul but précis : un sujet, et un résultat !
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