Réussir son projet d’implémentation GMAO

1. UNE GMAO, ÇA SE PAYE ?!

Mais….

Il existe plusieurs conditions pour qu’un produit soit gratuit :

• Option 1 : Il n’est pas vraiment performant et/ou pas totalement gratuit
• Option 2 : C’est vous qui êtes le produit
• Option 3 : Il est créé par une communauté de passionnés bénévoles qui investissent leurs économies pour faire tourner la solution et offrent une partie significative de leur temps en semaine pour accompagner les utilisateurs, les former, résoudre les problèmes. Ceux-ci dépensent leurs économies en frais de structure et serveurs.

Nos commentaires :

• Option 1 : Oui, faites donc attention !
• Option 2 : Compliqué, taille de marché trop faible + retour sur investissement faible + RGPD
• Option 3 : Cela fait maintenant quelques années que l’on cherche (et on est pas les seuls) et on est certain, la dernière option n’existe pas.

Conclusion : À moins de passer des centaines d’heures à développer une solution, en un mot comme en cent, laissez tomber la recherche d’une GMAO gratuite à long terme.

Payer, pourquoi pas, mais pourquoi ?

Chez Bob! Desk, pour faire tourner la boutique, nous sommes organisés en trois pôles :

• Pôle Marketing et Acquisition
• Pôle Support et Opérations
• Pôle IT
• ainsi que le Management et les Services Supports

C’est globalement la même organisation dans toutes les entreprises proposant un logiciel de type SaaS.

Le Prix Minimum (PM) peut donc être exprimé de la sorte :

PM = (Somme coûts (construction + maintenance + IT + support + acquisition + frais généraux) * marge) / nb de clients

Merci mais que faut-il retenir de cette formule ?

Le prix d’une GMAO est faible si la majorité des composants du prix sont faibles ce qui est souvent de mauvaise augure… nous vous détaillons les éléments et/ou risques associés :

• Le coût de construction est faible
• → Équipe très jeune ou solution ancienne → Si ancienne, gare aux technos et à l’UX
• Le coût de maintenance est faible
• → Équipe IT faible ou inexistante → Gare au crash et à la stagnation
• Le coût du support est faible
• → Équipe support faible ou inexistante → Croisez les doigts pour que tout fonctionne
• Les coûts IT sont faibles
• → Hyper positif, c’est le poste de dépenses qui doit rester bas. Cela indique que la solution est bien pensée et tourne sur des outils récents à faibles coûts.
• Le coût d’acquisition est faible
• → Option A : l’entreprise réalise un excellent travail d’acquisition et maintient un coût faible
• → Option B : l’entreprise n’est pas en croissance, n’investit plus, le début de la fin quoi.

Focus : Concernant le coût d’acquisition

Ceux qui sont familiers du langage investisseur savent ce qu’est une “LTV” ou “Life Time Value”.

La LTV correspond à la somme des encaissements d’un client durant sa vie (de client). La LTV du SaaS étant relativement importante, les éditeurs de logiciel mènent une bataille acharnée pour capter des clients et les transformer. Cette compétition entraîne une hausse des coûts d’acquisition et fait tendre le CAM (coût d’acquisition moyen) vers une valeur moyenne comprise en 400€ ht et 1500€ ht.

En clair, capter un client coûte dans le secteur de la GMAO au minimum 400€.

En résumé et pour passer au point suivant : Payer, c’est hyper bon signe !

C’est s’offrir la possibilité de choisir un logiciel GMAO du quotidien qui vous convient parfaitement. C’est aussi pouvoir compter sur une équipe réactive et disponible, en mesure de vous faire gagner du temps et de l’argent ! Oups, je vais un peu trop vite, on parle du gain dans le chapitre qui suit, à tout de suite !

2. QUEL BUDGET ALLOUER À UN LOGICIEL GMAO ?

Devinette 1 :

“Vous êtes directeur/trice d’un département production d’une multinationale et un consultant d’une boutique connue et tout à fait respectable toque à la porte et demande trois millions d’euros pour vous accompagner à résoudre un problème que vous nous n’aviez pas identifié, vous lui répondez ?”

Devinette 2 :

“Vous êtes assis dans un avion sur une rangée avec 3 sièges, vous êtes à droite.

Le passager central vous propose le jeu suivant : “Je vais proposer au passager de gauche une somme, disons 3 millions. Celui-ci se servira en premier et prendra la part qu’il souhaite, vous pourrez librement partir avec la part restante. Si vous refusez la part restante, je garde les 3 millions, ni vous ni lui ne gagnez le moindre centime”. Vous acceptez de jouer, de toute façon, votre baladeur casquette vintage n’a plus de pile. Le jeu démarre et le passager de gauche récupère 2 995 000 d’euros. Il vous reste donc 5 000 euros. Acceptez-vous ?”

Dans les deux devinettes ci-dessus, un conseil : “Contexte is KING”. Et bien pour le choix d’un logiciel GMAO, c’est pareil !

La bonne question à se poser est : “Qu’est ce j’y gagne (par rapport à ce que je paie) ?”

Aussi, dans les deux cas, une décision purement rationnelle serait d’accepter.

Commençons par ce que vous payez, c’est plutôt simple et déterminé.

Pour les bénéfices, par contre, même si la liste est beaucoup plus longue, c’est moins tangible et donc plus difficile à justifier (à celui ou celle qui accorde le budget).

Le client est bien entendu la composante centrale dans la réussite d’un magasin, mais le collaborateur est quant à lui AUSSI une composante centrale. Pas de vente si il n’y a pas de collaborateur dans les magasins, donc ceux-ci doivent travailler dans de bonnes conditions, être fiers de leur locaux, motivés. Ils véhiculent donc un message positif.

Les bénéfices directs :

• gain de temps
• suppression des actions répétitives et inutiles
• gain en terme d’organisation et de visibilité
• réduction du temps de traitement
• données accessibles en temps réel
• statistiques et tableau de bord
• simplicité d’utilisation

Les bénéfices indirects :

• amélioration de l’attractivité du poste et réduction du turn-over
• intégration des nouveaux collaborateurs simplifiée
• motivation des collaborateurs
• meilleure analyse des postes de coûts et optimisations
• meilleure décision opérationnelle car fondée sur de la donnée
• etc..

Ces bénéfices sont très souvent sous-estimés par les équipes dirigeantes qui rétorquent et/ou ont souvent en tête les réponses suivantes :

• On a su faire jusqu’à présent, c’est que c’est pas obligatoire, si ?!
• Mais pourquoi un logiciel ? Vous ne savez pas gérer sans ? Soupçon d’incompétence.
• Oui, c’est sur c’est bien. Oui, je suis sûr que ça t’aide mais désolé, on a pas le budget.

En effet, face au budget demandé, le calcul des bénéfices est intangible, ce qui met les demandeurs dans une situation délicate pour pouvoir justifier une dépense avec des indicateurs difficiles à calculer. Afin de vous aider à estimer le rapport entre le coût et les bénéfices, voici une méthode simple vous permettant d’estimer le bénéfice d’une GMAO via le calcul du Bénéfice d’Optimisation Minimum (BOM),

BOM = AO * Coefficient d’optimisation

1) Calculez l’assiette optimisable (AO)

Pour calculer l’AO ou Assiette Optimisable :

• Si vous êtes client
• Salaires mensuels nets de l’équipe (management et technicien(ne)s en interne) x12 x2,5
• Si vous êtes une entreprise technique
• Salaires mensuels nets des encadrants (pilotage) x12 x2,2
• + CA mensuel facturé par l’ensemble des techniciens de la solution x12

+ prestations en € ht achetées (hors équipement) auprès de prestataires x12

+ nb de départ dans l’année au sein de l’équipe maintenance et techniciens x 5 000€

+ la somme des coûts des défauts, pénalités, fermetures, second passage, défaut de garanties de l’année exprimés en €

2) Déterminez le coefficient d’optimisation

Si le montant de l’AO annuel est supérieur à 100 000€ : prenez un coefficient de 5%.

Si le montant de l’AO annuel est supérieur à 1 000 000€ : prenez un coefficient de 4%.

Si le montant de l’AO annuel est supérieur à 5 000 000€ : prenez un coefficient de 3%.

Si le montant de l’AO annuel est supérieur à 10 000 000€ : prenez un coefficient de 2%.

Le coefficient d’optimisation correspond à une estimation minimale des gains et optimisations apportées par la mise en place d’un logiciel GMAO.

3) Calculez le Bénéfice d’Optimisation Minimum – BOM

Multipliez l’AO par le coefficient d’optimisation, vous obtiendrez le BOM, une estimation du budget annuel que vous pouvez allouer les yeux fermés à une solution de gestion complète d’interventions et de maintenance, si vous n’en avez pas encore. Si vous payez votre GMAO un montant égal ou inférieur au BOM, la GMAO est “gratuite”, elle ne vous coûte rien, elle rapporte.

3. DERNIÈRE ÉTAPE AVANT LE PRIX DE LA GMAO, LES CRITÈRES ET EXCLUSIONS À PRENDRE EN COMPTE ?

En effet :

• Il est important de comparer des éléments de même nature
• Les avantages d’un logiciel SaaS dépassent aujourd’hui largement les inconvénients
• Le contenu et les critères des offres SaaS sont parfaitement connus, sont à priori (au sens avant d’avoir acheté) comparables et vérifiables

Au-delà du prix de la GMAO, nous attirons votre attention sur les points d’évaluation suivants qui nous semblent être des critères pertinents d’analyse d’un logiciel SaaS de gestion d’intervention ou de maintenance.

Les critères objectifs de sélection :

• L’éditeur comprend mes besoins, m’accompagne et semble comprendre mon activité
• Est-ce que la solution me correspond ? Est-ce qu’elle me va comme un gant ?
• La formation ne doit pas être obligatoire pour la prise en main mais être vue comme un plus
• Sens du contact et du service de l’équipe
• Qualité de l’expérience client et design du logiciel

Voila, maintenant que vous connaissez les principaux constituants de l’offre, nous pouvons passer au prix.

4. LES (BONS) PRIX POUR UNE SOLUTION DE TYPE GMAO

Usage

Si vous recherchez une solution de gestion technique et de maintenance pour piloter vos technicien(ne)s et/ou sous-traitants et souhaitez éventuellement fournir un accès à vos clients, vous êtes sur la bonne rubrique.

Tarification

Tarification de marché la plus commune : par utilisateur ou par technicien terrain

→ Tarif de marché : compris entre 29€ht et 60€ht par mois par utilisateur

En dessous, suspect, au dessus, pas nécessairement justifié.

Conseil

Pour ce type de logiciel et à moins d’être une très grosse structure :

• Pas de frais de formation autrement, c’est que la solution est trop complexe.
• Pas de frais de set-up à moins que vous souhaitiez des connexions à vos outils internes et/ou des développements ou accompagnement spécifiques

→ Tarif pour la gestion de sites diffus (boutiques, locaux, etc.) disposant d’une gestion centralisée

Usage

Si vous recherchez une solution de gestion technique et de maintenance pour piloter vos points de vente, boutiques avec une gestion centralisée et non gérée au local par les entités, vous êtes sur la bonne rubrique. Vous y intégrerez principalement vos prestataires externes et éventuellement et dans une moindre mesure des technicien(ne)s.

Tarification

Tarification de marché la plus commune : par taille de structure, généralement exprimée en nombre de sites

→ Tarif de marché : tarification mensuelle par site comprise entre 6€ht et 30€ht

Pour ce type de configuration et afin de vous donner un ordre de grandeur des prix pratiqués par les acteurs répondant aux conditions précitées, voici une grille grosse maille des tarifs moyens mensuels en mode “run” :

• Réseau de 50 points de vente : entre 400 €ht et 900 €ht
• Réseau de 100 points de vente : entre 800 €ht et 1 500 €ht
• Réseau de 500 points de vente : entre 2 000 €ht et 4 000 €ht
• Réseau de plus 700 points de vente : à partir de 3 000 €ht

Conseil

Pour les réseaux de taille significative avec une équipe de maintenance, il faut compter des frais de mise en place allant généralement de 3000€ht à plus 50 000€ pour les projets très significatifs.

→ Tarif pour les réseaux gérant la maintenance et les interventions de manière décentralisée

Usage

Si vous recherchez une solution de gestion technique et de maintenance pour piloter vos points de vente avec une gestion décentralisée. En clair, chaque unité locale dispose d’un compte propre. Vous pouvez aussi et par exemple bénéficier d’un compte siège vous permettant de consolider l’ensemble des données, interventions, maintenances et statistiques. Si c’est ce que vous cherchez, vous êtes sur la bonne voie.

Tarification

Tarification de marché la plus commune : par taille de structure, généralement exprimée en nombre de sites

→ Tarif de marché : tarification mensuelle par site comprise entre 50€ht et 500€ht.

Le tarif est dégressif selon le nombre de sites. Les volumes étant très différents d’un client à un autre, les tarifs sont aussi très variables. Il existe des écarts de plus de 250 entre les plus petits clients et les très très gros.

Conseil

S’agissant d’un projet de taille généralement significative, il est souvent constaté des frais de mise en place du logiciel qui peuvent inclure : le pilotage du projet, des développements et/ou connexions spécifiques, de la formation.

5. CONSEILS ET CONCLUSION

Nous connaissons un peu le secteur et si votre choix se porte sur un logiciel récent, en mode SaaS, avec une interface élégante, une équipe disponible et réactive et qu’elle coche tous les critères énoncés plus haut, il y a un forte probabilité pour que vous ne fassiez pas un mauvais choix. Mieux, il y a une très forte probabilité pour que le prix payé soit correct et même faible au regard des bénéfices dont vous profiterez.

Aussi, notre avis et recommandation serait de choisir sur les critères suivants par ordre de priorité :

• Solidité technique du logiciel
• UX
• Relation avec l’équipe commerciale, support, IT

Enfin et c’est la phrase la plus importante de l’article : un logiciel GMAO, ça ne coûte rien, ça rapporte !

Si vous disposez de collaborateurs, d’une équipe de sous-traitants et/ou de sites à gérer et que c’est votre quotidien, une GMAO adaptée vous fera gagner de l’argent.