10 conseils pour réussir la mise en oeuvre d’une GMAO

27 Mai 2024 – Temps de lecture : 5 min – Rédigé par François GRANDHAY

 

Vous débutez un projet de mise en oeuvre d’une solution de GMAO et souhaitez obtenir des conseils et éviter des erreurs ?

Excellente idée, vous êtes sur la bonne page. Nous avons accompagné plusieurs centaines d’entreprises dans le déploiement de notre solution. Nous partageons dans cet article le fruit de notre expérience, que dis-je, le fruit de notre recul.

Vous trouverez dans ce guide des conseils pratiques et actionnables afin de garantir le choix d’une solution optimale dans un minimum de temps et cela de manière pérenne. Allons y !

 

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1. Définir les objectifs et les contraintes

La détermination des objectifs (et des contraintes) semble être une étape incontournable et simple, pourtant, cet aspect du projet est parfois abordé de la mauvaise des manières, voici pourquoi.

our garantir le succès de votre projet de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO), il est crucial de définir clairement vos attentes et les objectifs que votre outil doit atteindre. Pour ce faire, il est nécessaire d’avoir une vision globale des paramètres indispensables pour atteindre ces objectifs, notamment :

Concernant les contraintes, voici 

  • La ressource : Très souvent, les projets de déploiement de GMAO mais aussi son utilisation 
  • Le budget : Déterminez le montant que vous êtes prêt à investir dans votre projet de GMAO. Assurez-vous que le coût du logiciel et de sa mise en oeuvre est compatible avec vos ressources financières disponibles.
  • Les supports : Identifiez les logiciels et matériels complémentaires nécessaires au bon fonctionnement de votre GMAO. Cela peut inclure des équipements informatiques, des applications mobiles, des capteurs IoT, etc.
  • La compétence digitale : Évaluez les compétences et la disponibilité de vos équipes. Assurez-vous de disposer des bonnes personnes, avec les compétences adéquates, pour gérer l’implémentation et l’utilisation continue de la GMAO.
  • Les délais : Établissez un calendrier réaliste pour la mise en oeuvre de votre GMAO. Définissez des étapes clés et des dates butoirs pour garantir que le projet progresse comme prévu et soit terminé dans les délais impartis.

Prenez le temps de rassembler toutes ces informations et caractéristiques dans un cahier des charges détaillé. Ce document servira de guide tout au long de l’implémentation, vous permettant de rester concentré sur vos objectifs et de respecter les exigences définies. Ce n’est qu’après cette analyse approfondie que vous pourrez déployer efficacement votre application de gestion d’interventions, en vous assurant qu’elle répond parfaitement aux besoins de votre entreprise.

 

Pour garantir le succès de votre projet de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO), il est crucial de définir clairement vos attentes et les objectifs que votre outil doit atteindre. Pour ce faire, il est nécessaire d’avoir une vision globale des paramètres indispensables pour atteindre ces objectifs.

 

2. Rédiger un cahier des charges

 

 La rédaction d’un cahier des charges vous permet de définir précisément les fonctionnalités nécessaires pour votre projet de GMAO. Vous n’achetez pas simplement un logiciel ou une application de gestion d’interventions et de maintenance, mais les fonctionnalités indispensables à l’optimisation de vos processus. Il est donc crucial de créer un groupe de travail composé des utilisateurs potentiels afin qu’ils analysent et expriment leurs besoins.

 

Ne retenez que les fonctionnalités qui apportent une réelle utilité pour tous les acteurs concernés. Cette étape est essentielle, car une erreur ou un oubli dans le cahier des charges peut entraîner des coûts supplémentaires et des délais prolongés pour la mise en oeuvre de votre GMAO.

 

3. Sélectionner le bon logiciel

 

Choisir le bon logiciel de GMAO est un conseil et une étape primordiale. Voici quelques critères à considérer :

  1. Fonctionnalités essentielles : assurez-vous que le logiciel dispose des fonctionnalités nécessaires telles que la gestion des actifs, la planification des tâches de maintenance, et la gestion des stocks.
  2. Compatibilité avec les infrastructures existantes : le logiciel doit pouvoir s’intégrer facilement avec les systèmes et infrastructures actuels de votre entreprise.
  3. Facilité d’utilisation : un logiciel intuitif encouragera une adoption rapide par les utilisateurs.
  4. Support technique : un bon support technique est indispensable pour résoudre rapidement les problèmes qui peuvent survenir.

4. Planifier la mise en oeuvre

 

Une planification rigoureuse est nécessaire pour assurer une mise en œuvre sans encombre. Il faut définir les grandes étapes, les délais et les responsabilités de chaque équipe. Un calendrier bien structuré aidera à maintenir le projet sur la bonne voie et à gérer les attentes de toutes les parties prenantes.

 

5. Former les équipes

 

La formation des utilisateurs finaux et des administrateurs du système est un conseil et une étape indispensable. Il faut organiser des sessions de formation pour garantir que tous les utilisateurs comprennent comment utiliser efficacement le système GMAO. Des utilisateurs bien formés sont plus susceptibles de tirer pleinement parti des fonctionnalités du logiciel. La formation continue des utilisateurs est essentielle pour garantir une utilisation optimale de la GMAO et l’amélioration des processus de maintenance.

 

 

 

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6. Importer les données 

La méthode d’import des données

Pour fonctionner, une solution de GMAO nécessite évidemment de la donnée. Pour importer de la donnée dans la solution, il existe deux méthodes :

– L’import via un fichier d’import

Généralement, l’éditeur vous fournit un fichier d’import, le souvent au format excel, qu’il vous faudra remplir en respectant les préconisations. S’en suivra possiblement, un import partiel visant à confirmer que la donnée chargée correspond bien à l’organisation attendue. Dès validation, l’import complet est réalisé.

Certains éditeurs permettent que vous leur adressiez vos fichiers tels que vous les avez, ils se chargent ensuite de mettre en forme afin de vous éviter d’avoir à faire les manipulations de mise en forme.

– L’import au fil de l’eau, directement dans la solution

Cette méthode d’import de données est la plus naturelle, c’est en fait le client (vous) qui remplissez les données directement dans la solution. C’est une méthode qui est plus douce, moins chronophage et qui est adaptée aux déploiements de petite taille.

Parfois, c’est un mix des deux méthodes qui est employé, l’essentiel et le plus significatif est fait via un fichier. Une fois le lancement effectué, c’est ensuite une saisie manuelle faite directement dans la solution.

Quelques idées 🙂

On constate que parfois, les projets de déploiement mettent un temps significatif à être déployé, c’est très souvent lié à une difficulté rencontrée dans la création des fichiers d’imports. L’équipe projet de n’a pas le temps de fournir les fichiers donc le projet met du temps. Entre temps, les données évoluent donc le fichier initialement constitué n’est plus à jour.

Nos recommendations :

– Privilégier les éditeurs en mesure de récupérer vos fichiers

– Déterminer un périmètre minimal de données nécessaire au lancement

– Prévoyez si besoin de séquencer vos imports et idéalement de les faire après le lancement. 

7. Intégration avec d’autres systèmes

Vous vous demandez surement à une étape du projet si la solution GMAO que vous choisirez dispose d’intégration avec une ou plusieurs solutions tierces. C’est une bonne question ! Voici quelques éclairages à ce sujet.

Les principales interfaces envisagées 

– Intégration avec une solution de Business Intelligence (BI)

Cette intégration vous permettra de réaliser des analyses, des tableaux de bord ou des rapports entièrement personnalisés et souvent plus poussés que ceux nativement disponibles dans les GMAO.

Les solutions les plus fréquemment évoquées sont les suivantes : Qlik ou PowerBI.

– Intégration avec une solution de devis/facture

Cette intégration est requise, en tout cas souhaitable si vous éditez des devis et des factures et que vous optez pour une solution qui ne dispose pas nativement de cette fonctionnalité. Elle vous fera gagner un temps très important car elle permet d’unifier le référentiel client mais aussi de récupérer des informations dans la demande d’intervention et de les pré-charger automatiquement dans la facture.

Les solutions les plus fréquemment évoquées sont les suivantes : Pennylane, OBAT ou encore EBP.

– Intégration avec une solution de Single Sign-On (SSO)

Le Single Sign-On, plus communément appelé “SSO” ou authentification unique vise à permettre à l’utilisateurs de n’avoir à s’identifier qu’une seule fois sur son poste de travail. Cette identification unique est ensuite réutilisée automatique par les autres logiciels pour éviter une nouvelle authentification.

Ce qu’il vous faut ABSOLUMENT savoir sur les intégrations

5% des projets de déploiement d’une solution de GMAO amène à un interfaçage avec une solution tierce. Pourtant, 90% des prospects demandent, lors du processus de vente, si la solution est interfaçable avec des outils tiers.

Cet écart entre la question et la réalisation effective d’un interfaçage indique ici que très souvent, l’interfaçage n’est pas nécessaire ou qu’il n’est pas assez générateur de valeur pour être mis en oeuvre. En effet, celui-ci nécessite souvent un travail important de mise en oeuvre ainsi qu’un travail plus ou moins régulier de maintenance. Notre avis, veuillez à ne pas surpondérer ce point dans votre cahier des charges car il pourrait vous amener à choisir une solution moins adaptée au quotidien car elle dispose d’une connexion que vous n’utiliserez finalement pas. 

8. Tester le système entièrement mais le déployer progressivement

“Quand on nous l’a vendu, ça avait l’air super. Au quotidien, c’est tout autre chose…”.

Il arrive que les commerciaux chez les éditeurs vendent, voir même sur-vendent la solution.

En effet, la prime sont versées à la signature, pas au renouvellement. Les commerciaux peu formé et ayant une vision court terme ne privilégient pas les relations à long terme. Vous, en tant que prospect, en prenez donc plein la vue durant les “démos”. Vous signez et ensuite vous déchantez.

Nos recommandations

– Tester, au moins pendant 3 heures la ou les solutions en finale

Vous passerez, au bas mot, plusieurs centaines d’heures si ce ne sont pas milliers sur la solution choisie. Il nous semble obligatoire de tester chaque solution envisagée durant plusieurs heures.

– Une fois la solution choisie, prenez le temps de l’apprivoiser

Rome ne s’est pas faite en un jour, un projet de déploiement d’une solution de GMAO non plus. Prenez le temps de découvrir pas à pas la solution au fur et à mesure que vous progressez dans son usage. Des points réguliers sont normalement planifiés avec l’éditeur durant la phase d’intégration pour vous faire progresser.

9. Quelques pistes pour choisir le bon partenaire éditeur

Le déploiement d’une solution de gestion d’interventions et de maintenance est un projet qui se mène à deux. Vous et l’éditeur, autant que ce dernier soit le bon.

Il y a en France, près d’une cinquantaine d’éditeurs sur le marché et il peut sembler, à première vue, difficile de choisir. Pour vous aider, nous vous proposons quelques axes pour analyser les éditeurs et vous permettre de choisir sereinement.

Nos recommandations

– La maitrise du sujet, du secteur

C’est notre premier et plus important conseil. En effet, nous recommandons de choisir une solution sectorielle. Celle-ci vous permettra de bénéficier de fonctionnalités spécifiquement pensées pour votre industrie, vous capitaliserez ainsi sur les heures de développements déjà réalisées dans votre secteur.

Faites un tour sur le site internet de l’éditeur pour identifier une ou deux verticale forte (retail, immobilier, industrie, médical, aéronautique, santé, etc.). Soyez vigilant au vocabulaire employé, à la configuration proposée, ce sont de précieux indices qui vous permettrons de savoir si la solution est adaptée.

– Les références

Dans la continuité du point précédent, demandez à l’éditeur plusieurs références dans le secteur. Vous pouvez même pousser l’enquête un peu plus loins en demandant les trois dernières références signées. Cela vous permettra d’identifier si l’éditeur a un focus sectoriel fort. C’est un gage de qualité.

– La simplicité de prise en main de la solution 

Faire simple et intuitif, c’est difficile et c’est souvent ce qui fait toute la différence. Privilégiez une solution facile à prendre en main, voir même, qui ne nécessite par de formation pour commencer. C’est le cas pour Bob! Desk. Tellement simple à utiliser qu’il n’y a pas de mode d’emploi ni vraiment besoin d’une formation. On dispose tout de même d’une chaine Youtube.

– La qualité des interlocuteurs

Analysez la réactivité de vos interlocuteurs commerciaux mais aussi de l’équipe support ou IT. Vous pouvez par exemple profiter de la période d’essai que vous offre l’éditeur pour solliciter et tester l’équipe support. L’occasion de mettre à l’épreuve la réactivité et la pertinence des réponses. 

10. Road-map, maintenance et mises à jour continues

 Pour garantir que le système GMAO reste efficace et à jour, mettez en place un calendrier de maintenance régulière et de mises à jour. Une maintenance proactive permet de prévenir les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.

 

Récapitulatif des 10 conseils

  • Chaque conseil décrit contribue à une mise en oeuvre réussie de la GMAO. De la définition des objectifs à la maintenance continue, une approche méthodique assure le succès et maximise les avantages du système.
  • En suivant ces conseils avec confiance et en envisageant une consultation professionnelle si nécessaire, vous pouvez garantir une implémentation efficace de votre GMAO. N’hésitez pas à commenter cet article, partager vos expériences ou contacter notre entreprise pour plus d’informations ou une démonstration.
  • En adoptant une approche préventive, vous pouvez anticiper les besoins de maintenance et éviter les interruptions coûteuses. La mise en oeuvre d’une GMAO vise non seulement à gérer la maintenance, mais aussi à favoriser l’amélioration continue des processus opérationnels.

L’intégration de la GMAO permet une analyse approfondie des activités de maintenance préventive, améliorant ainsi les performances globales de l’entreprise. Grâce à l’intégration de nos outils, l’analyse des activités préventives devient plus précise, ce qui se traduit par une amélioration significative des performances.

 

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