Avez-vous besoin d’une GMAO pour votre maintenance ?

Vous êtes en pleine réflexion et vous cherchez toutes les pistes pour améliorer votre gestion d’interventions et de maintenance. Mais concrètement, pensez-vous qu’une GMAO puisse vous être d’une utilité nécessaire dans votre quotidien ? Est-ce que cela doit être un axe prioritaire dans votre stratégie ? 

Notre métier étant la gestion d’interventions, nous avons été amenés il y a quelques années à répondre à cette même question, c’est pour cela qu’aujourd’hui nous souhaitons partager notre expérience et nous vous proposons de parcourir ensemble les problématiques les plus importantes qui éclaireront davantage votre choix.

Pour se faire, voici les questions auxquelles vous pourriez répondre pour aiguiser votre reflexion :
Si à la suite de cela, votre décision semble positive, nous vous invitons à passer à l’étape 2 de votre réflexion “Les caractéristiques à prendre en compte pour choisir sa GMAO”.

 1) Quelle est la taille de votre entreprise ?

Votre entreprise est composée de plus de 10 personnes ? Si vous avez une équipe réduite, il n’est peut-être pas primordial d’opter pour une GMAO, ce concept est souvent destiné aux entreprises dépassant la vingtaine d’employés ou aux grands groupes. Effectivement, dans la plupart des cas pour une équipe de moins de 10, la maintenance est souvent gérée par une personne unique, avec un nombre réduit de problèmes dû à un petit effectif.
Mais ne vous arrêtez pas à cette seule question, elle fait partie d’un ensemble, peut-être n’êtes vous que 8 personnes mais vous gérez un entrepôt avec beaucoup de produits sensibles, l’organisation et l’optimisation de la maintenance pour sécuriser les produits est donc primordiale.

 2) Combien de m2 comptabilisent vos locaux ?

Dans le cas d’espace de travail inférieur à 50 m2, un outil de gestion de maintenance n’est pas forcément nécessaire si vous avez un lieu unique avec peu de passage, type un bureau de moins de 20 personnes. Le cas étant ressemblant avec la question précédente, si vous n’avez pas plus de 2 interventions par mois et que cela est facilement gérable par une personne unique, ce n’est peut-être pas l’outil le plus intéressant. Vous avez peut-être besoin d’aide pour trouver les bons artisans ? Si c’est le cas nous vous conseillons Bob! Dépannage.
Néanmoins d’autres cas de figures sont à prendre en compte, par exemple si vous êtes responsable de la maintenance de plusieurs espace de moins de 50 m2 passez plutôt à la question suivante.

  3) Combien d’enseignes ou bureaux possédez vous ?

Pour compléter les deux questions précédentes, une grande surface est plus adaptée à l’installation d’une GMAO, cependant vous pouvez très bien avoir un seul espace de travail mais très grand, ou le cas contraire, être implanté dans plusieurs secteurs mais avec des petits espaces. En d’autres termes, dès que la gestion devient moins évidente de part sa taille ou à cause de la multiplication des lieux, un outil de gestion devient un investissement très intéressant.
Bien entendu de nouveau cette question doit être mise en relief avec l’ensemble de la démarche, sont utilité sera reconnue que si elle apporte une solution à des problèmes existants ou elle répond à un besoin de optimisation des coûts.  

  4) Combien d’interlocuteurs ou de collègues sont impliqués ?

Toujours dans la continuité des premières questions, le nombres d’interlocuteurs est une donnée primordiale : en effet plus il y a de personnes impliquées, plus la centralisations des informations, le partage des connaissances et la gestion des plannings est essentiel à la maîtrise des moyens techniques et humains. 
Lorsque nous parlons “d’interlocuteurs ou de collègues” il peut bien entendu y avoir plusieurs alternatives, par exemple si votre entreprise a des techniciens en interne, le choix d’une GMAO sera d’autant plus importante pour qu’ils puissent avoir accès aux informations sur une intervention à réaliser via leur téléphone ou leur tablette et ainsi pouvoir faire leur rapport en direct. De même, si votre entreprise est un réseau de boutiques, une interface dédiée aux responsables boutiques peut-être envisagée pour qu’ils saisissent leurs besoins, que le responsable maintenance valide et qu’ensuite cela parte aux intervenants.

 5) Quel a été le déclencheur de cette démarche ?

Vous n’êtes pas arrivé jusqu’au point 5 de cette page par hasard, il y eu un déclencheur dans votre démarche, identifiez le :
– Est-ce une demande de votre équipe ? De votre responsable ?
– Avez vous un projet d’optimisation de votre poste ou de votre service ?
– Il y a t-il des problèmes en interne qui ont conduit à cette réflexion ?
– Ou peut-être votre outil actuel ne vous convient tout simplement plus.
Il est important de noter les réponses à cette question, même si elles sont incomplètes, elles vous permettront de justifier cette dépense.

 6) Il y a t-il une problématique à laquelle vous voulez répondre exactement ? 

Pour vous aider à répondre, ci-dessous une liste, non exhaustive de problématiques courantes :
– Avoir le détail des interventions, leur planification et leurs coûts, par équipement, bâtiment … pour améliorer la traçabilité des interventions
– Optimiser l’organisation interne et avoir une meilleure gestion de planning des intervenants (internes et externes)
– Besoin de fonctions spécifiques que vous n’avez pas sur votre outil actuel
– Centraliser les informations et partager les connaissances dans l’équipe
– Gagner du temps / de l’argent 
– Inventorier et documenter les installations, pour pouvoir les fiabiliser
– Amélioration de la relation client (très important en boutique par exemple, où la maintenance du lieu joue un rôle sur les ventes)
– Assurer la pérennité des locaux dans le temps pour diminuer les coûts
– Optimiser la gestion des stock 
– Obtenir des indicateurs pertinents et en extraire des datas sur les coûts des interventions, de la maintenance
Etc….

 7) Avez-vous un budget dédié ?

 Question incontournable pour votre réflexion ! Si vous n’avez aucun budget alloué à ce changement, il sera très difficile pour vous de continuer dans cette démarche. Bien qu’aujourd’hui les GMAO soient accessible à partir de 20€ par mois, il faut de toute manière envisager un budget.
Des documents gratuits existent mais ne remplacent pas une solution GMAO. Si vraiment vous n’avez pas la possibilité de dédier un tout petit budget, vous pouvez trouver des pistes d’amélioration de vos process sur la toile, cela reste un support et non un outil d’organisation.

 8) Avez-vous déjà d’autres outils ?

Si vous avez déjà une GMAO, identifiez les points bloquants ou fonctionnalités manquantes : par exemple votre GMAO est un logiciel et aujourd’hui vous avez besoin de la flexibilité d’une solution cloud.
Ou si vous avez certains logiciels en interne, il n’y en a t-il pas un qui peut palier à votre besoin ? Si la réponse est non, avez vous besoin que ces logiciels/app soient connectés à votre nouvelle solution ? Si oui assurez vous que cela soit possible, notamment par API

  9) Les services périphériques et décisionnaires sont-ils impliqués dans la démarche ?

Nous le savons tous, les services périphériques, tels que les services financiers ou les achats, ainsi que la direction générale ont un grand interêt dans ce changement d’outil, alors si ils ne sont pas investis dès le départ c’est peut-être que l’interêt d’une GMAO n’est pas évidente selon eux.
Deux possibilités : ils ont déjà étudié le besoin ou ils n’ont pas conscience du besoin.
Dans les deux cas échangez avec eux pour affiner votre questionnement et montrez-leur l’interêt d’un tel outil :
– Comprendre et pouvoir analyer les coûts humains et matériels
– Disposer de tableaux de bord et datas pour faciliter les prises de décision
– Suivi des contrats de maintenance
– Meilleure rentabilité des investissements
– Réduction des coûts d’intervention et de stockage

  10) Les équipes sont-elles prêtes ?

Si les équipes ressentent le besoin d’améliorer les process et ont un manque d’outil, le passage à une solution GMAO se fera de manière naturelle, la formation et le changement d’habitudes, ne seront pas vécu comme un fardeau.
En revanche si vous êtes le seul à voir l’interêt, la mise ne place d’un outil de gestion ne sera pas effectuée de manière rigoureuse par les équipes et vous perdrez tous les bénéfices de la GMAO. 
La question est donc “Vos équipe ET vous-même avez-vous besoin d’une GMAO ?”

Ces questions sont non exhaustives, elles vous permettent de prendre le temps de réfléchir à l’utilité d’une GMAO pour votre société, un outil non adapté peut avoir l’effet inverse sur votre besoin d’optimisation. 
Si après avoir répondu à l’ensemble de ces interrogations, vous êtes convaincu que la GMAO est faites pour vous, nous vous invitons à passer à l’étape 2 de votre réflexion “Les caractéristiques à prendre en compte pour choisir sa GMAO”.

Pour approfondir votre réflexion, nous serions ravis, de vous faire bénéficiez d’un essai gratuit de Bob! Desk pour expérimenter l’accès au détail des interventions, un retour des coûts d’interventions, une gestion de planning des intervenants ainsi que la gestion des stocks.