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Qu’est-ce qu’un office manager ?

Les clients qui ont confiance en notre expertise

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Loin d’être un titre honorifique en deux mots pour décrire le poste de secrétaire général, le poste d’office manager engage et englobe beaucoup de responsabilités !

L’office manager dirige les projets et les ressources humaines, s’assure que les deadlines sont respectées, mets le cap sur les priorités journalières de maintenance des bureaux en tant que responsable des services généraux, conduit les séminaires, résout les conflits…

Car chaque société est loin d’avoir un spécialiste pour toutes ces questions, c’est donc à l’office manager d’y répondre.

L’office manager s’occupe de huiler tous les rouages de sa société, tous les jours, quand toute l’entreprise s’affaire à son propre poste dédié.
La supervision du bureau couvre : le management des ressources humaines, les questions de finance, la gestion et la comptabilité, la gestion des achats, de la maintenance et des travaux. Pour cela, il doit faire preuve d’efficacité pour gérer toutes les tâches simultanément.

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To be or not to be an office manager : tenir un planning

Chaque jour, l’office manager fait face à de nouvelles problématiques qui pointent le bout de leur nez. En tant que responsable administratif et financier, il doit néanmoins tenir son planning initial, et s’assurer de la coordination de tous les points importants ! Alors pour gérer l’inattendu et accomplir les objectifs préalablement définis, un office manager peut utiliser un gestionnaire de tâche !

Ainsi, l’office manager mets la priorité sur certaines tâches, en interrompt d’autres en les divisant en plusieurs parties, délègue… Bref, il a une vision claire de l’avancée de son travail.

Ah les petites surprises journalières ! Un problème de maintenance de dernière minute ? Déposez votre cerveau, ouvrez Bob! Desk, rentrez votre demande, et attendez que le travail soit fait pour vous. Plus besoin d’interrompre vos dossiers en cours pour décrocher votre téléphone et appeler un ou plusieurs artisans ! Notre outil GMAO s’occupe de tout.

To be or not to be an office manager : savoir déléguer de manière pertinente

Le savoir-faire de l’office manager réside également dans la connaissance des équipes. Il reçoit des demandes à traiter, coordonne et supervise les projets. En tant que responsable du bon fonctionnement de la coordination, il doit savoir à qui s’adresser, afin que le bon travail soit assigné à la bonne personne. Pour cela, il doit avoir analysé le profil de chacun des membres de l’équipe, et avoir une connaissance complète de chaque poste.

Un bon Office manager a son portefeuille de contacts à portée de main et sait qui appeler pour qu’importe la situation ! Il connaît le canal de communication favori de ses prestataires (mail, sms, appel téléphonique), et respecte les codes de chacun. Notre outil de GMAO Bob! Desk vous invite à renseigner votre propre réseau sur notre plateforme, pour tirer partie au maximum de celui-ci et sélectionner le support sur lequel les prestataires sélectionnés recevront votre demande. C’est pas pratique ça ?

To be or not to be an office manager : animer les équipes

Plus que de la coordination et de la supervision des équipes, un bon office manager peut être la pièce centrale qui garde vos équipes motivées sur les projets de votre entreprise !

Parce qu’un office manager est au courant de toutes les tâches en cours, il est aussi bien placé pour motiver personnellement les différents employés.

On sait qu’au début d’un projet, la motivation des équipes est à son paroxysme… Puis le temps s’écoule, la motivation liée à la nouveauté succède à la rigueur sans zèle attribuée à une tâche habituelle. L’office manager peut être la clé pour stabiliser la motivation au bureau ! Pour certains, la motivation sera générée par la reconnaissance et l’appréciation de leur travail. Alors que d’autres préféreront un système de prime et de récompense. C’est le rôle de l’office manager de savoir capter les nuances entre chacun des membres de l’équipe, et de remonter l’information à son supérieur hiérarchique.

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Et si vous vous renseigniez sur le bien-être au travail, afin de stimuler la motivation au sein de votre entreprise ?  Nous avons un petit article rien que pour ça : 3 astuces bien-être à appliquer maintenant au travail !

To be or not to be an office manager : sublimer la communication entre les équipes

L’expérience a appris à l’office manager que prêter l’oreille aux différents membres de l’équipe est aussi important que de leur communiquer les bonnes informations. Son rôle est de savoir écouter l’équipe et prêter attention aux différents signes pour adapter sa communication en retour. De cette manière, tout le monde a l’opportunité de partager ce qu’ils pensent.

Et si vous testiez notre outil de GMAO ?

La version complète de notre logiciel de maintenance Bob! Desk est à portée de clics, pendant 1 mois complet ! Cela vous permettra de constater que toutes les fonctionnalités correspondent bien à votre besoin.
Testez gratuitement notre outil de gestion pour votre entreprise.