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Travailler en open space : l’aménagement et le bruit

Les clients qui ont confiance en notre expertise

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Nombreuses sont les entreprises qui disposent de locaux en open space. Dynamisme, cohésion, rentabilité de l’espace, hiérarchie déstructurée par le manque de cloisons : l’open space est même considéré comme l’atout “cool” de certaines entreprises lors du recrutement ! 

À l’ère du coworking, la frontière entre les métiers se fait de plus en plus mince avec toujours plus d’employés couteaux suisses. L’open space est l’endroit qui permet la diffusion d’information, les uns enseignent et conseillent les autres, et l’espace ouvert transmet le sentiment de travailler sur un projet commun.

Néanmoins, la réalité se trouve souvent bien loin du cliché “feel good” véhiculé. L’open space peut représenter une source de mal-être chez les collaborateurs d’une entreprise. Agitation constante, perte d’espace personnel, distraction, bruit… Le stress et la perte de concentration due à tous ces éléments sont au cœur de la baisse de productivité et de bien-être de certains employés.

Zoom sur les conséquences du bruit dans les open spaces, et comment y remédier par des astuces faciles.

Open Space - le bruit au travail - Bob desk - bien être, office manager

#Travailler en open space : l’aménagement et le bruit

Baisse de performance et de productivité : isolement ou cohésion ?

Qu’importe les sensibilités de chacun, le niveau sonore dans l’openspace distrait, déconcentre, voire stresse. 

L’attention est ponctuellement interrompue par l’agitation et déplacements physiques des autres collaborateurs.

Les nuisances sonores des coups de fils, de l’imprimante, des discussions fréquentes, des interruptions des managers facilitées par le décloisonnement du local entraînent une baisse de productivité et de performance sur les tâches assignées.

La proximité des collaborateurs a pour conséquence une communication accrue, ne se justifiant pas souvent, ou pouvant être délayée à un moment de réunion plus opportun.

L’openspace n’est pas forcément synonyme de cohésion entre collaborateurs.

Le manque d’espace personnel et la proximité constante suscite une réaction humaine naturelle de repli sur soi, de volonté de s’isoler socialement et favorise l’utilisation d’outils de messagerie en ligne afin de rétablir une distance de protection entre les collaborateurs. 

Le décloisonnement des locaux semble également favoriser le contrôle du travail des équipes de manière plus fréquente. L’attention du salarié est donc plus facilement interrompue par la pression due aux questions, désinformations, et attentes de rendu. Les managers situés à proximité articuleraient des demandes de manière plus ponctuelle et facilitée que si un espace physique segmentait les postes.

Bref : le vin tourne rapidement au vinaigre si l’on n’agence et ne manage pas mieux son open space ! 

Chez Bob! Desk, on a remarqué que les professionnels remettaient sans arrêt à plus tard la résolution de dépannages pouvant paraître superflus. Vous communiquez vaguement l’information sur “la prise murale qui ne fonctionne plus” à votre N+1, qui, étant surchargé lui-même, oublie d’envoyer la demande de dépannage à un électricien. Avec notre plateforme de GMAO, on vous donne la possibilité de renseigner une photo et une note rapide sur votre profil Bob! Desk pour envoyer votre demande de dépannage directement sur votre smartphone ou PC ! Ne remettez pas à plus tard ce qui peut être réalisé maintenant. 

#Travailler en Open space : l’aménagement et le bruit

Quelles sont les solutions d’agencement, sans pour autant renoncer à ses locaux ouverts ?

Le bien-être des employés est au centre des intérêts d’une entreprise, car c’est ce même bien-être qui est facteur de productivité et de performance. Ainsi, nous vous proposons d’adapter vos locaux aux besoins de chacun en proposant des alternatives à vos employés. 

Segmenter l’espace pour des temps forts différents

Aménager l’espace et les différents temps de travail est la clé du confort de vos collaborateurs. Variez les possibilités de conditions de travail avec des petites salles assignées au coworking de projets, aux réunions, au repos, aux entretiens téléphoniques. Le déplacement physique permettra de segmenter psychologiquement les tâches assignées, et vos collaborateurs s’en retrouveront plus productifs et à l’aise.

Si vous n’avez pas la possibilité de changer l’aménagement de vos salles de travail, imposez une charte sonore en fonction des endroits ou même des plages horaires. La salle de réunion pour des communications plus ou moins bruyantes, l’open space synonyme de silence total le matin, etc.

Notons que chaque métier a des besoins différents. Il serait donc intéressant de rassembler les professions aux besoins similaires dans un espace dédié. Les métiers liés au commerce et à la communication auront des habitudes plus bruyantes, et certaines professions plus artistiques nécessiteront plus de calme dans leur exécution.

 

Chez Bob! Desk, on trouve que les réunions à tout va, c’est anti-productif ! C’est pour cela que sur notre plateforme de gestion de la maintenance, on a créé des tags et autres systèmes de notifications pour vous éviter d’expliquer où vous en êtes dans votre travail ou dans votre programmation. De même, la plateforme web est accessible et lisible par tous les collaborateurs qui y sont assignés. Plus besoin de se passer le mot sur les rendez-vous, les devis, le recrutement d’artisan, tout est écrit et référencé !

#Travailler en open space : l’aménagement et le bruit

S’équiper contre le bruit est déjà un bon début !

 

Boules quiès en mousse ou en silicone, casque anti-bruit actifs ou passifs, écouteurs et casques audio… Proposer les bons équipements à ses employés est un premier pas vers le détachement physique de l’espace commun. Le but ici est de recentrer entièrement l’attention du salarié sur son travail, et de lui proposer le calme nécessaire à la réflexion et à l’exécution de ses tâches. 

Alternez les espaces cloisonnés par des murs, des vitres insonorisées et des panneaux de séparations entre les bureaux. Invitez vos collaborateurs à accessoiriser les panneaux de séparation entourant leurs bureaux afin de de se mettre dans des conditions de travail plaisantes et chaleureuses. 

Suspension de petites plantes mises à disposition par l’entreprise, illustrations, inspirations… tout est bon pour travailler dans des conditions de travail optimales !

 

Facteurs clés de productivité en entreprise : outil de gmao maintenance : un homme envoie des mails sur son laptop

#Travailler en open space : l’aménagement et le bruit

Notre conclusion

Vous l’aurez compris, l’open space a ses avantages qui apportent de gros inconvénients pouvant nuire au bien-être et à la productivité de vos collaborateurs. La vie en entreprise impose des responsabilités à chacun, afin de servir une même cause : la performance. Cependant une mauvaise gestion des locaux et du savoir-vivre en communauté peut très vite indisposer les talents de chacun, et peser sur la dynamique de groupe. Si la responsabilité des collègues est de respecter la liberté et l’espace des autres, celle de l’entreprise est de mettre en place des solutions pour capturer les décibels qui nous montent à la tête !

 

Dans le cadre de la maintenance, par exemple, on utilise trop souvent (et à tort !) notre téléphone et nos mails pour contacter son office manager, son gestionnaire de maintenance, ou encore les différents intervenants ! Et si vous pouviez passer par notre plateforme web Bob! Desk, pour tout renseigner, communiquer et valider ? Un seul espace suffit à écrire une demande d’intervention, ou encore poster des photos. Un congélateur qui givre, une serrure qui coince, le chauffage qui ne chauffe plus… Reportez directement ces éléments sur Bob! Desk et laissez votre gestionnaire de maintenance valider, planifier et attribuer des équipes pour trouver des solutions.

Et si vous testiez notre outil de GMAO ?

La version complète de notre logiciel de maintenance Bob! Desk est à portée de clics, pendant 1 mois complet ! Cela vous permettra de constater que toutes les fonctionnalités correspondent bien à votre besoin.
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