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> GMAO vs Excel

La gestion de la maintenance reposant sur le papier et le crayon, Microsoft Access® ou Microsoft Excel®, entre autres, a été une pratique répandue pendant des années dans un grand nombre d’entreprises.

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L’utilisation d’un tableur Excel soulève des questions

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Pouvez-vous imaginer aujourd’hui un système basé sur le papier et le crayon pour vos ordres de travail programmés ? Comment seraient sa gestion et son contrôle ? Existe-t-il un document justificatif indiquant que le bon de travail “A” a été assigné au technicien “B” à une date particulière, “C” ? Que fait le technicien avec la feuille de papier ?
Indique-t-il les dates de début et de fin de la tâche, ainsi que les heures, note-t-il les pièces utilisées et les montants dépensés ? Est-ce que la feuille est renvoyée au responsable de la maintenance qui la classe dans un classeur physique ? Quel type de traitement
ces informations sont-elles traitées ? La même procédure est-elle utilisée pour les tâches non programmées ?

Si vous voulez suivre l’historique des pannes d’une pièce d’équipement, devrez vous chercher dans toutes les feuilles classées et retirer les pages que vous recherchez ? Seront-elles, à un stade ultérieur, enregistrées sur un quelconque support informatique en fonction de l’indicateur ou de l’analyse souhaitée ?
Et qu’en est-il de la gestion des stocks ? Existe-t-il un support papier où chaque consommation et chaque achat de matériel est enregistré ?
consommation et d’achat de matériel est enregistré ? Quand dois-je savoir ce que je dois commander et quel est le bon moment pour le faire ?
Qui pourrait être le meilleur fournisseur pour chaque pièce ? Est-il possible d’estimer la consommation de matériaux tout au long de
l’année et de mettre en place une politique d’approvisionnement afin d’éviter les ruptures de stock ?
Comment est gérée la maintenance ? S’appuie-t-elle exclusivement sur la facturation des matériaux achetés ? Est-il important de connaître le poids des coûts de maintenance dans les coûts totaux de l’entreprise ? Serait-il important de de mesurer le rapport entre les coûts de maintenance et le chiffre d’affaires ? Selon plusieurs études, ce dernier ratio se situe entre 4 et 6 %.
Quel type d’indicateurs obtenons nous lorsque nous nous en remettons à la gestion par stylo et papier ? Comment calculer le temps de fonctionnement
temps de fonctionnement des équipements ? Le calcul est-il du ressort du service de maintenance ou plutôt du service de production ?
Est-il judicieux d’assurer la maintenance continue d’une pièce d’équipement particulière ou faut-il envisager de la remplacer ?
“vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer” ; “si vous ne pouvez pas définir
quelque chose, vous ne pouvez pas le mesurer” ; si vous ne pouvez pas comprendre quelque chose, vous ne pouvez pas le définir” et “là où il n’y a pas de gestion, il n’y a pas de succès”.
pas de gestion, il n’y a pas de succès”.

Le passage vers la GMAO

Il s’agit principalement de passer d’un système de gestion traditionnel basé sur Excel à une GMAO.
La première tâche du projet est l’élaboration d’une analyse diagnostique de la fonction de maintenance.
Travailler en étroite collaboration avec les différents membres du personnel de maintenance. Le département technique de l’entreprise était souvent divisé en plusieurs zones d’intervention, chacune ayant son propre responsable. Si la gestion était basée sur Excel. Jusqu’ici, tout va bien! Cependant, lorsque l’on prend connaissance de la façon de travailler de chaque secteur, on constate que chacun d’entre eux utilise ses propres fichiers Excel pour ses propres processus de gestion. Et c’est là que l’on comprend à quel point il est difficile pour
l’entreprise de réaliser une analyse globale des performances de son système de maintenance, puisqu’il n’y a pas d’informations centralisées.

Informations centralisées.

En contrôlant le fonctionnement de chaque département, on vérifie l’inexistence de procédures solidement établies, ce qui signifie que chacun d’entre eux n’est pas en mesure de s’adapter.
procédures bien établies, ce qui signifie que chacun travaille à sa manière. On constate également que des
des feuilles Excel spécifiques sont utilisées pour enregistrer les demandes d’intervention de maintenance des clients tandis qu’un autre type de feuille est utilisé pour enregistrer les interventions elles-mêmes.
Un type de feuille est utilisé pour enregistrer les interventions elles-mêmes. Il n’y a pas de communication entre eux.
Si nous voulions suivre les travaux de maintenance effectués pour répondre à une demande, il serait impossible de le faire. Impossible.
Dans le cadre de notre diagnostic, il est demandé de déterminer le taux de panne annuel ainsi que le coût total de la maintenance sur les dernières années.
ainsi que les coûts totaux de maintenance au cours des dernières années – ces informations n’ont pas pu être obtenues. Aussi élevé que soit le nombre de filtres appliqués dans les fichiers Excel.
Enfin, on demande au groupe de rassembler la liste des articles afin d’enregistrer ces informations dans la GMAO.
liste des équipements disponibles dans l’ERP de l’entreprise.

Le passage à l’utilisation d’une GMAO peut-il être la solution idéale ?

Sans entrer dans le détail des avantages expérimentés, on peut souligner les points suivants : les informations ont été centralisées, les différents secteurs communiquent entre eux, il est possible d’avoir accès à des informations plus précises et plus fiables. différents secteurs communiquent entre eux, il est possible de suivre les demandes d’entretien et les actions réalisées pour y répondre, les procédures ont été redéfinies et les coûts ont été réduits.
et les actions menées pour y répondre, les procédures ont été redéfinies et standardisées, des informations sont désormais disponibles sur les équipements, les produits et les services.

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