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Le tableur Excel a longtemps été la principale solution informatique pour la gestion de la maintenance. Mais les progrès technologiques ont conduit au développement de logiciels spécifiquement conçus pour la GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur), avec des fonctionnalités plus avancées.

Et pourtant, de nombreuses entreprises utilisent encore Excel ou d’autres solutions de tableur pour gérer leur maintenance, plutôt qu’un logiciel dédié. Quelles en sont les raisons ? Font-elles le bon choix ? Cet article vous donne tous les repères pour choisir entre Excel et une GMAO pour gérer vos activités de maintenance.

Les avantages et inconvénients de la gestion de la maintenance sous Excel

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Commencer à utiliser un fichier Excel pour superviser la maintenance est souvent la première étape de la numérisation des services techniques. Cette méthode permet de gagner un temps précieux par rapport aux fichiers papier, mais elle s’accompagne également de son lot de limitations.

Les avantages de la maintenance sur Excel

La gestion de la maintenance peut parfois se faire simplement à l’aide d’un fichier Excel assez complet pour enregistrer le planning des contrôles des techniciens sur un équipement et divers autres éléments clés nécessaires au suivi : gestion du parc, suivi des stocks, aperçu de la charge de travail par rapport aux ressources en personnel, etc.

Excel est le couteau suisse des logiciels de Microsoft. Idéal pour rapporter des résultats, faire des analyses, planifier des interventions ou même gérer des processus entiers, il possède des qualités indéniables.

L’avantage le plus évident de l’utilisation d’un tableur pour la maintenance est qu’il est facile à mettre en place. Il n’est pas nécessaire d’être un expert du tableur pour déployer un outil basique de suivi des interventions de maintenance. Pour les TPE qui cherchent à améliorer la gestion de leur maintenance à un coût abordable, Excel est l’outil le plus à leur portée, d’une part parce qu’il est  » gratuit  » (car, la plupart du temps, elles l’ont déjà acheté), et d’autre part parce qu’elles peuvent l’utiliser sans faire appel à un prestataire externe ou former leurs employés.

De plus, cet outil offre une grande souplesse pour fournir tout type d’information, il est plus facile à transmettre à un collègue qu’un dossier papier, et ni le dossier ni le logiciel ne risquent de se périmer très vite.

Les inconvénients de la maintenance dans Excel

Le célèbre tableur de Microsoft présente toutefois des inconvénients importants.

Un impact négatif sur la productivité
Le premier des inconvénients d’Excel est son influence négative sur la productivité des équipes. Le traitement, la gestion et l’analyse des données prennent beaucoup de temps dès qu’elles atteignent un certain volume. De plus, le risque d’erreurs est assez élevé, ce qui affecte la fiabilité des données et l’utilisation qui en est faite.

Bien qu’une feuille de calcul de maintenance soit l’option la moins chère à court terme, elle est rigide et ne réagit pas à ce qui se passe dans votre établissement. Ainsi, sa capacité à minimiser les coûts associés aux temps d’arrêt, au stockage des pièces et au temps de rapport de gestion est, au mieux, faible.

Une GMAO rationalise et automatise tout cela, et de nombreuses solutions peuvent être personnalisées pour s’adapter à vos processus de maintenance, quelle que soit la taille de votre organisation. Une GMAO peut être déployée efficacement par n’importe quelle entreprise dans n’importe quel secteur de marché pour une gestion efficace des actifs.

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