De l’intérêt de disposer d’un
logiciel de suivi de maintenance
Suivi de maintenance, ok, mais de quelle maintenance parlons-nous ?
Que vous soyez curieux-se, utilisateur-trice débutant(e) ou chevronné(e) d’un logiciel de suivi de maintenance, vous connaissez sans doute déjà les principales applications mais cet article étant adressé au plus grand nombre, il est toujours bon de les rappeler.
Pour faire simple, le suivi de maintenance porte sur 2 éléments.
Sur chaque élément, il existe (globalement) trois types de maintenance :
La maintenance des lieux qui se subdivise en :
1) maintenance curative du lieu
2) maintenance préventive réglementaire du lieu
3) maintenance préventive non réglementaire du lieu
La maintenance des équipements qui se subdivise en :
1) maintenance curative des équipements
2) maintenance préventive réglementaire des équipements
3) maintenance préventive non réglementaire des équipements
- La maintenance corrective curative ou plus simplement la maintenance curative correspond à une action visant à corriger une défaillance. La défaillance se définit comme une altération ou cessation de l’aptitude d’un bien à accomplir la fonction requise (extraits normes NF X 60-010). Une défaillance peut-être partielle ou totale, on parle alors généralement de panne.
- La maintenance préventive est une opération généralement (à vrai dire toujours) réalisée selon un calendrier défini soit par le client soit par la réglementation.
Il existe donc deux types:
– Préventif réglementaire : vérification extincteurs, climatisation, portes automatiques,
installations électriques, désenfumage, ascenseurs, appareils de levage, etc.
– Préventif non réglementaire : graissage, passage régulier dans un magasin pour
changer des ampoules ou refixer des éléments,
Maintenant que nous avons posé les principales bases concernant la maintenance, rentrons dans le vif du sujet.
Bon à savoir :
Lorsqu’on parle d’un logiciel de suivi d’intervention, de dépannage, on sous-entend plus généralement un logiciel de suivi de maintenance corrective.
Bob! Desk intègre ces deux type de maintenance pour une plus grande efficacité.
Avant de comprendre comment faire mieux, voyons d’abord ce qu’il faut faire
Comme nous l’avons vu, la maintenance (peu importe son type) peut porter sur un lieu et/ou sur plusieurs équipements dans ce lieu.
Ainsi, lorsque l’on doit gérer
– plusieurs lieux,
– plusieurs équipements nécessitant des maintenances réglementaires,
– plusieurs entreprises intervenantes,
– avec en plus des maintenances non réglementaires…
..On peut rapidement se retrouver avec plusieurs calendriers à créer, remplir, vérifier, mettre à jour. De plus, il faut (si l’on ne dispose pas des outils), se créer des rappels dans son agenda, afin de par exemple, ne pas rater les dates limites qui sont dans certains cas très importantes pour des questions de vie humaine, de dégâts possibles, de responsabilité, de pertes économiques, etc.
Agenda qui doit déjà être bien fourni, si l’on est responsable maintenance -et cela- sans compter les surprises.
Le premier intérêt est de permettre de réaliser un inventaire du parc d’équipements sur l’ensemble des sites en intégrant par exemple une check-list ou nomenclature des matériels à inventorier pour être sûr(e) de ne pas passer à côté d’un équipement.
Le second intérêt réside dans l’optimisation des opérations courantes pour la maintenance
préventive, qui sont les suivantes:
– La création des tickets en début de période
– L’affectation des tickets à l’entreprise / collaborateur concerné
– L’envoi d’une demande d’intervention à l’entreprise / collaborateur concerné
– L’envoi d’un rappel ou de plusieurs rappels
– La collecte du feedback de l’intervenant et mise à jour du ticket
– Le suivi des performances et la gestion des levées de réserves
– Le calcul et l’optimisation des coûts
Elles sont encore trop souvent gérée via des tableurs et/ou des solutions non adaptée qui rendent le service mais qui ne sont pas vraiment efficace.
En effet, une partie encore trop significative de nos prospects nous consultent afin de quitter EXCEL ou une autre solution qu’ils ont parfois développé en interne pendant de longs moments sans pour autant faire disparaître la grosse douleur et les actions non automatiques.
Le logiciel de suivi de maintenance permet justement de les automatiser en utilisant une fonction ou un générateur de maintenance. Celui-ci crée automatiquement l’ensemble des interventions, rappels et relances.
Ainsi, en entrant quelques valeurs :
– Date de la dernière révision
– Fréquence de la révision ou maintenance
– Date du rappel (en J moins X avant la période limite)
– Date de fin (optionnelle, dans le cas d’une fermeture par exemple)
95% du travail manuel est réalisé par la solution, c’est hyper bénéfique et cela permet à la ou au responsable maintenance de se concentrer sur les opérations techniques et /ou
d’optimisation.
Le schéma d’optimisation est le suivant :
Intérêt n°1 : Générer du gain de temps pour..
Intérêt n°2 : se libérer de la charge mentale pour..
Intérêt n°3 : se focaliser sur des améliorations, optimisations pour..
Intérêt n°4 : rendre l’organisation et l’entreprise plus sûre, efficace et performante
Pour aller plus loin
En effet, plus le volume de temps dédié à la gestion est important, plus le bénéfice sera grand.
Ses bénéfices sont nombreux :
– Optimisation de la productivité des gestionnaires
– Optimisation de la productivité des intervenants
– Suivi simplifié des interventions
– Gain en réactivité
– Réduction des coûts grâce à une meilleure visualisation des dépenses
– Centralisation des informations et simplification du partage des connaissances
– Le Temps de Résolution Moyen
– Le temps de résolution 80% – TD
– Le temps moyen avant défaut ou taux de panne
– Réactivité face aux demandes
– Suivi des demandes avec alertes
– Suivi des demandes par secteur, par équipement
– Tableaux de bord et graphiques automatiques
Bien choisir la solution qui convient
Notre conseil pour vous aider à mieux choisir est le suivant, suivez la règle des 4 “S”. Celle-ci vous permettra de gagner du temps car le choix d’une solution de gestion de maintenance n’est pas anodin est prend toujours un certain temps.
Ok, mais c’est quoi les “4S”.
– Secteur : Choisissez une solution qui a fait ses preuves sur le secteur
Il existe aujourd’hui au moins une poignée de solutions convenables et adaptées à votre secteur. Vous avez beau être unique ;), vos besoins sont sans doute partagés par d’autres. Evitez donc les solutions qui promettent trop sur les développements à venir et/ou qui ne semblent pas correspondre après une première analyse. Le développement d’une solution performante n’est pas donné à tous, est toujours coûteux et chronophage.
– Simple : C’est dans le secteur de la maintenance un qualificatif rare donc précieux
Une solution simple d’utilisation indique une parfaite maîtrise du sujet, c’est donc un gage de qualité. Einstein l’avait bien compris en disant “Si vous ne pouvez expliquer un concept à un enfant de six ans, c'est que vous ne le comprenez pas complètement.” Autre exemple, l’Iphone, simple mais terriblement puissant.
Notre conseil, privilégiez donc toujours la simplicité à l’exhaustivité fonctionnelle.
– Sophistiquée : Simplicité ne signifie pas simpliste. Soyez exigeant.
Créer un ticket, c’est bien. Pouvoir transmettre automatiquement les demandes aux intervenants c’est mieux. Pouvoir suivre la performance ceux-ci en temps réel, c’est encore mieux.
Partagez vos rêves de solutions et idées, les éditeurs qui maîtrisent leur sujet sont toujours avides de conseils et d’idées, profitez-en pour les partager.
– Sympa: alliez l’utile à l’agréable
Le logiciel de suivi de maintenance sera votre outil de gestion quotidien, il est
important qu’il vous plaise, qu’il soit fluide et que l’expérience utilisateur soit
plaisante. De la finesse, une navigation intuitive, peu ou pas de temps de chargement sont là aussi de bons signes.
Prenez votre temps pour choisir.
Nous concernant :
Nos principaux clients sont des:
– Agences Immobilières et Syndic
– Responsable maintenance et technique
– Réseau de Magasins, Restaurants, Corners et Grandes Surfaces
– Office Managers
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