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Imaginez que vous travaillez pour une entreprise industrielle ou artisanale. Vous êtes assis dans votre bureau, vous vous promenez dans un entrepôt ou vous faites fonctionner une machine dans un atelier de production lorsque quelque chose d’inattendu se produit. Peut-être que les lumières du plafond clignotent, que les toilettes débordent ou qu’un témoin lumineux s’allume.
Que faites vous ? Qui appelez vous ? Disposez vous d’une procédure pour gérer une telle situation, ou êtes-vous laissé dans l’ignorance ? C’est là qu’un système de soumission des demandes d’entretien serait incroyablement utile.
Qu’est-ce qu’un système de demande d’entretien ?
Un système de demande de maintenance est un logiciel utilisé dans une organisation pour soumettre des demandes de travaux de maintenance au service de maintenance. Les demandes sont généralement soumises via une application web ou mobile. La plupart des formulaires de demande d’entretien sont conviviaux, courts et simples.
Utilisation des systèmes de demande de maintenance
Les systèmes de demande de maintenance peuvent être utilisés de diverses manières, en fonction de la structure de l’organisation et de ses besoins en matière de maintenance. En voici quelques exemples :
Un organisme à but non lucratif permet aux bénévoles de soumettre des formulaires de demande d’entretien lorsqu’ils constatent des réparations à effectuer. Un coordinateur des bénévoles examine les demandes, les approuve et distribue les bons de travail ultérieurs aux entrepreneurs qui effectuent les travaux. Les données relatives aux bons de travail complétés sont enregistrées dans l’historique des bons de travail, ce qui permet aux coordinateurs volontaires de dresser une liste d’entrepreneurs acceptables.
Les systèmes de demande de maintenance sont utilisés par la production dans les entreprises manufacturières qui utilisent un logiciel de maintenance de fabrication, car ils leur permettent de signaler rapidement et facilement les problèmes de maintenance.
Les locataires d’un complexe d’appartements utilisent les demandes d’entretien pour alerter la direction de la propriété de problèmes dans leur unité, comme un court-circuit dans un fil électrique, une fuite dans le toit ou un brûleur de cuisinière qui ne s’allume pas.
Dans d’autres secteurs, les clients utilisent un système de demande de service pour demander qu’un travail d’entretien soit effectué par une société de service d’entretien externe.
Demandes de maintenance et GMAO
Un système permettant de soumettre des demandes de maintenance est un élément bénéfique du logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Les fonctions de demande de maintenance d’une GMAO faciliteront votre processus de gestion de la maintenance et permettront d’intégrer plus étroitement votre équipe de maintenance aux autres services de votre organisation.
Des formulaires de demande de maintenance faciles à utiliser : Un bon formulaire de demande de maintenance est facile à remplir et à soumettre. Même ceux qui travaillent sans accès à un ordinateur de bureau ou portable peuvent soumettre des demandes sur leur téléphone portable ou leur tablette.
Notifications automatiques : Après la soumission d’une demande, des notifications sont envoyées à un groupe d’adresses électroniques que vous choisissez. Les personnes qui reçoivent les notifications peuvent examiner les demandes et déterminer leur niveau de priorité.
Souplesse de création des bons de travail : Afin de filtrer les demandes de maintenance et de gérer la création des bons de travail, de nombreux systèmes de demande de maintenance offrent la possibilité de demander l’approbation de la direction, ce qui vous permet de filtrer toute demande en double ou incomplète avant qu’elle ne devienne un bon de travail.
Mises à jour du statut : Les notifications concernant les demandes sont distribuées tout au long du processus, ce qui facilite la communication entre les demandeurs et le personnel d’entretien. Des mises à jour sont envoyées aux demandeurs afin qu’ils soient informés de l’état de leurs demandes.
Gérer les demandes d’entretien avec Bob! Desk
Le système de gestion des demandes de service Bob!Desk offre un certain nombre de fonctionnalités faciles à utiliser, notamment son interface simple et conviviale. Il n’est pas nécessaire d’être un as de l’informatique pour soumettre avec succès un formulaire de demande de maintenance. Tout ce que les demandeurs doivent faire, c’est remplir quelques champs et cliquer sur le bouton “Envoyer”. L’application étant basée sur le web, elle est disponible non seulement sur les ordinateurs de bureau, mais aussi sur les appareils mobiles. Tout le monde peut soumettre une demande, qu’il soit au bureau, dans l’atelier de production ou en déplacement.
Bob! Desk peut être configuré pour créer automatiquement des bons de travail ou passer par un processus d’approbation avant que la demande ne devienne un bon de travail, ce qui vous offre une grande souplesse dans votre flux de travail. Vous pouvez définir exactement les informations que vous souhaitez voir figurer dans chaque demande et inclure d’autres instructions de soumission personnalisées. L’interface peut être configurée de la manière qui vous convient le mieux, y compris les pages d’accueil et d’instructions. Demandez une démonstration pour en savoir plus sur Bob!Desk.
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