Cahier des charges GMAO – Le guide téléchargeable

Introduction

 

Cet article a été rédigé par des experts dans le domaine de la GMAO et tout particulièrement dans la constitution d’un cahier des charges de GMAO. Il est dense. Nous y avons passé plusieurs heures. C’est donc de l’or en barre.

Nous vous invitons donc à prendre le temps de le lire attentivement car il vous permettra de : 

• gagner BEAUCOUP de temps
• vous permettra d’éviter les principaux écueils
• vous donnera de précieux conseils
• vous permettra de télécharger le dossier de consultation
• vous permettra de télécharger le document réponse à la consultation

 

Bref, des jours de travail pour vous faire gagner des semaines 🙂

 

Pourquoi rédiger un cahier des charges GMAO dès le commencement ?

 

Un cahier des charges GMAO est bien plus qu’un simple document : c’est la boussole stratégique de votre projet. Il définit vos besoins, vos objectifs, vos contraintes et fixe un cadre clair à la consultation des éditeurs.

 

Sans cahier des charges :

• le périmètre du projet devient flou,

• les éditeurs ne savent pas précisément à quoi répondre,

• la comparaison des offres est compliquée,

• les coûts cachés et les dérapages de planning deviennent fréquents.

Avec un cahier des charges bien rédigé, vous assurez :

• un alignement de l’ensemble des parties prenantes,

• une vision claire de vos priorités,

• un cadre équitable pour comparer les éditeurs,

• une base solide pour négocier et anticiper les évolutions futures.

 

En résumé : le cahier des charges est la garantie d’un projet maîtrisé et rentable.

 

Acteurs clés et pilote du projet

 

Un projet GMAO ne se réussit jamais seul. Plusieurs parties prenantes doivent être impliquées :

• Les utilisateurs finaux (techniciens, responsables maintenance) : ils connaissent les besoins concrets et opérationnels.

• Le service achats : expert en négociation et en sélection fournisseur, il veille au meilleur rapport qualité-prix.

• L’équipe informatique : garante de l’intégration, de la sécurité et de la compatibilité avec l’infrastructure existante.

• La direction et les décideurs financiers : ils s’assurent que le projet est aligné avec les objectifs stratégiques et qu’il apporte un ROI mesurable.

👉 L’élément central est le pilote de projet, véritable chef d’orchestre qui fédère, arbitre et garantit la cohérence des décisions.

 

Les 8 critères essentiels pour votre CDC GMAO

 

Lors de la rédaction de votre cahier des charges, certains critères sont incontournables : 

1. Objectifs et enjeux : productivité, réduction des pannes, traçabilité, sécurité
2. Périmètre fonctionnel et processus : maintenance corrective et préventive, gestion des stocks, achats, planning.
3. Intégrations SI & interopérabilité : ERP, IoT, gestion documentaire, applications métiers.
4. Contraintes techniques et sécurité : RGPD, hébergement cloud/on-premise, fiabilité.
5. Évaluation financière : licences, déploiement, formation, ROI.
6. Support et formation : accompagnement à l’adoption, service après-vente, support réactif.
7. Facilité d’usage : ergonomie, mobilité, simplicité pour garantir l’adhésion des équipes.
8. Évolutivité et conformité réglementaire : capacité à suivre les normes et à évoluer avec vos besoins.

💡 Conseil : privilégiez 2 à 3 éditeurs spécialisés dans votre secteur pour gagner en pertinence et en efficacité lors de la sélection.

Fonctionnalités indispensables d’une GMAO performante

 

Un logiciel GMAO efficace doit inclure au minimum :

• Gestion des équipements et interventions (historique, fiches machines, traçabilité).

• Maintenance corrective et préventive (planification, alertes, ordres de travail).

• Stocks et achats (gestion des pièces de rechange, commandes, fournisseurs).

• Suivi des coûts et KPI (tableaux de bord, indicateurs de performance).

• Mobilité (application mobile pour les techniciens terrain).

Selon vos besoins, certains modules avancés peuvent aussi s’avérer précieux : inspection, métrologie, sécurité, gestion documentaire, conformité réglementaire.

 

Alternatives à une solution GMAO dédiée

Toutes les entreprises n’ont pas forcément besoin d’une GMAO complète. Les alternatives possibles sont :

• Les modules GMAO intégrés aux ERP : adaptés aux grands groupes mais souvent moins flexibles.

• Les outils Excel ou solutions maison : simples mais vite limités dès que le volume d’interventions augmente.

• Les logiciels libres : intéressants pour leur coût mais nécessitent une expertise technique interne et posent des questions de support.

 

Budget idéal pour une GMAO : à quoi vous attendre ?

 

Le budget dépend de nombreux facteurs :

• Mode de facturation : licence à l’achat, abonnement SaaS, solution open source.

• Coûts additionnels : intégration, formation, support, mises à jour.

• Taille du projet : nombre d’utilisateurs, multisites, niveau d’intégration.

Un bon cahier des charges vous permet de maîtriser ces coûts et d’estimer le ROI : réduction des arrêts machines, optimisation des stocks, meilleure productivité des techniciens.

 

Logiciels gratuits : opportunités et limites

 

Il existe des solutions gratuites ou open source. Elles présentent quelques avantages :

• zéro coût d’acquisition,

• personnalisation possible,

• communauté parfois active.

Mais leurs limites sont importantes :

• absence de support professionnel,

• difficultés d’évolutivité,

• manque de fonctionnalités avancées,

• risques en matière de sécurité et conformité.

👉 Ces solutions peuvent convenir à de petites structures, mais deviennent vite un frein dès que les besoins se complexifient.

 

Conclusion & prochaines étapes

La réussite d’un projet GMAO dépend avant tout d’un cahier des charges bien rédigé.
C’est lui qui vous aidera à comparer objectivement les éditeurs, à anticiper vos besoins et à sécuriser vos investissements.

Prochaines étapes :

• Téléchargez gratuitement notre modèle de cahier des charges GMAO prêt à l’emploi.

• Identifiez vos priorités et impliquez vos parties prenantes dès aujourd’hui.

• Contactez nos experts pour vous accompagner dans la mise en place de votre projet.

Le choix d’une GMAO est un projet de long terme qui implique généralement une collaboration pendant plusieurs années. Ce choix, engageant dans la durée, pose la question suivante : “Où en sera l’éditeur sélectionné dans plusieurs années ?”.

 

Afin de répondre à cette question, nous avons fait l’exercice de classification vous présentant quatre configurations d’éditeurs.

 

Cette classification vous permettra : 

• d’identifier dans quelle catégorie se classe l’éditeur.
• de connaitre les avantages et les inconvénients de chaque configuration

 

L’idée est ici d’identifier qu’elle est la tendance de chacun des éditeurs.

On va vous aider à y voir plus clair. 

 

On peut classer les éditeurs en fonction de la tendance dans laquelle ils s’inscrivent : 

 

	Leader  actif	Leader  passif	Challenger	Jeune pousse
Flexibilité	XX	XX	VV	VV
Solution “élégante”	V	X	VV	VV
Références nouvelles significatives dans le secteur	VV	X	V	V
Road-map mise à jour	VV	X	V	V
Compte réseau sociaux actifs (newsletter, linkedin, youtube)	V	X	V	V
Références importantes dans le secteur	VV	VV	V	X
Track-record SLA Sauvegardes Maturité technique	VV	VV	V	X
Couverture fonctionnelle	VV	VV	V	X
Chiffre d’affaires en m€	VV	VV	X	XX
Risque à court terme	Faible	Faible	Moyen	Elevé
Perspectives de long terme	Bonne	Mauvaise	Bonne	Indéterminée
Recommandation	A privilégier	A éviter	A privilégier	A vous de voir

 

 

Combien faut-il consulter d’éditeurs ?

 

Réponse courte, on pense qu’il faut adresser votre consultation à un nombre compris entre 5 et 7 éditeurs.

Voici pourquoi :

 

• Vous aurez rapidement parcouru au moins une trentaine d’éditeurs sans vous en rendre compte et sur la base de quelques critères simples, pourrez très facilement constituer une shortlist pertinente. Voici quelques critères à prendre en compte pour la sélection des consultés : design & ergonomie, simplicité d’utilisation, fonctionnalités, focus sectoriel.

 

• Il doit forcément exister trois logiciels leaders dans le secteur à moins que vous n’ayez une activité de pointe ex : fabricant de microprocesseurs nanométriques militaire dans le spatial. Assurez-vous de les avoir dans la consultation. Pour les trouver, consultez les annuaires ou comparatifs de GMAO.

 

• Obtenez des noms et des retours d’expériences auprès de vos pairs, une dizaine de coups de fils vous permettront d’avoir une information sincère et non biaisée. Pour se faire, tapez votre nom de poste sur linkedin et filtrez par industrie les résultats et écrivez leur.

 

Lorsque ce travail est effectué en amont, vous réduirez le risque d’erreur et optimisez votre recherche.

 

Exemples de fonctionnalités à inclure dans votre consultation

 

Voici quelques modules ou fonctionnalités que vous pouvez inclure dans votre consultation.

 

• Curatif
• Préventif
• Agenda
• Référentiel équipements
• Référentiel sites ou lieux.
• Gestion des intervenants (techniciens ou prestataires)
• Interfaces utilisateurs 
• Gestion des rôles utilisateurs
• Gestion des pièces détachées
• Gestion des gammes de maintenance
• Capacité à gérer la maintenance conditionnelle
• Gestion des réserves liées au préventif
• Gestion et validation des factures fournisseurs
• Gestion des consommations
• QR Code
• Tableau de bord
• Exports au format excel ou pdf
• Champs personnalisables
• Capacité à gérer le SSO
• Capacité à s’interfacer via une API

 

En complément des fonctionnalités de base, la prise en compte de fonctionnalités avancées peut apporter une valeur ajoutée significative à une solution GMAO.

 

 Parmi celles-ci, l’intégration de l’intelligence artificielle pour la maintenance prédictive, les analyses avancées pour optimiser les cycles de maintenance, et les interfaces mobiles pour faciliter l’accès en situation de mobilité. 

 

Ces fonctionnalités permettent d’anticiper les besoins de maintenance, d’améliorer la réactivité des équipes et de réduire les temps d’arrêt ou les délais d’interventions, vous offrant ainsi un avantage compétitif.

 

Néanmoins, nous vous invitons à lire attentivement le paragraphe suivant qui concerne les erreurs à éviter et notamment la partie qui porte sur les fonctionnalités.

 

Focus sur la mobilité

L’accessibilité et la mobilité sont des critères essentiels dans la sélection d’une GMAO. Une solution accessible sur différents appareils (PC, tablettes, smartphones) permet aux techniciens de consulter et mettre à jour les informations en temps réel, directement sur le terrain. Cela facilite la communication entre les équipes, améliore la gestion des interventions et augmente la réactivité face aux urgences. 

En garantissant un accès facile et mobile à la solution, les entreprises peuvent ainsi optimiser leurs opérations de maintenance et améliorer la satisfaction de leurs clients.

 

Les erreurs à éviter dans votre cahier des charges

Il est important de tomber dans quelques pièges lors du lancement d’un projet GMAO.  Voici les erreurs les plus fréquentes : 

• Ne pas obtenir l’accord écrit de la direction sur un budget et un calendrier.

Le risque ici, c’est de se lancer dans des semaines et des mois de travail pour finalement recevoir de la direction un “Désolé, plus le budget” ou son équivalent “Ce n’est plus une priorité”. Un maximum de temps de perdu.

• Confier le projet à un membre non expérimenté

Généralement, l’apprenti ou le stagiaire. Le risque ici est de confier le projet à un membre de l’équipe qui ne dispose pas du recul nécessaire pour mener à bien le projet. Généralement, ces projets ne sont pas menés au bout et certains éditeurs ne vous prendront pas au sérieux et ne donneront pas suite. Pirez, vous prenez le risque de sélectionner le mauvais outil et là vous vous en mordrez les doigts.

• Se laisser embarquer par d’autres départements

Voici commence l’histoire du projet qui a toutes les chances de ne jamais aboutir.

Au détour d’un couloir, un collègue vous croise et vous dit. “Alors, tu cherches un outil de gestion d’intervention et de maintenance. Ça tombe bien, moi aussi je souhaite prendre une solution de gestion des véhicules.” Là, une collègue passe et ajoute “Ha ben moi je suis en recherche d’une gestion de gestion d’occupation des espaces”.

Nul besoin on l’espère de vous en dire plus, un conseil, compartimentez vos projets.

• Chercher le mouton à 5 pattes

Ce point peut sembler proche du précédent mais il est tout de même différent.

Dans le précédent, vous risquiez de vous perdre en intégrant le périmètre fonctionnel d’autres entités.

Dans ce point, vous courez le risque de vouloir une solution qui fait tout (mal ou moins bien) alors qu’au quotidien votre activité courante porte à 90% sur un ou deux besoins majeurs.

• Ne pas prendre le temps de tester votre GMAO

La poudre de perlimpinpin, vous connaissez ?

Certains éditeurs sont très bons pour vendre le produit mais au quotidien, celui-ci peut être une vraie gageure à utiliser ! Insistez pour avoir accès à une version de démonstration. Aucune raison technique n’est valable pour justifier l’impossibilité de créer un compte.

 

Demandez une formation rapide, 15 à 30 minutes max puis testez la solution.

Vous éviterez ainsi la très forte déconvenue : découvrir une solution très complexe à utiliser une fois celle-ci choisie et l’appel d’offres terminé.

 

A propos du plan de déploiement 

Prévoyez une période de déploiement progressif

Le déploiement progressif d’une solution GMAO est une stratégie éprouvée qui permet d’identifier et de résoudre les problèmes éventuels dans un environnement contrôlé, avant le déploiement à grande échelle. Cette approche réduit les risques et permet aux utilisateurs de s’adapter progressivement aux nouvelles procédures. 

 

Commencer par un département ou une fonctionnalité spécifique peut offrir des enseignements précieux et faciliter l’ajustement des processus et des formations nécessaires pour garantir un déploiement réussi dans l’ensemble de l’organisation.

 

Faites en sorte que celle-ci soit courte

 

Bien que le déploiement progressif soit essentiel, il est tout aussi important de veiller à ce que cette période ne s’étire pas indéfiniment. Un calendrier de déploiement prolongé peut entraîner une perte d’intérêt et de momentum, ainsi qu’une augmentation des coûts. 

 

Définir une timeline claire et réaliste, tout en restant flexible pour les ajustements nécessaires, aide à maintenir l’engagement des parties prenantes et à assurer une transition efficace vers la nouvelle solution GMAO.

 

N’attendez pas que tous les fichiers d’imports soient prêts

 

L’attente de la perfection pour les fichiers d’import peut retarder inutilement le projet. Il est plus pragmatique de commencer avec des ensembles de données clés disponibles et d’ajouter ou de mettre à jour les informations au fil du temps. 

 

Cette approche permet de bénéficier rapidement des avantages de la solution GMAO et de perfectionner progressivement la base de données grâce aux retours des utilisateurs et à l’expérience acquise durant les premières phases du déploiement.

 

Soyez exigeants vis-à-vis de l’éditeur mais soyez-le envers vous-même aussi

 

Il est crucial d’avoir des attentes élevées envers l’éditeur de votre solution GMAO pour assurer l’obtention d’un produit et d’un service de qualité. Cependant, cette exigence doit être une rue à double sens. Soyez tout aussi rigoureux et engagés dans le respect des délais, la préparation des équipes et la mise en œuvre des recommandations fournies par l’éditeur. Une collaboration étroite et une exigence partagée favorisent la réussite du projet.

 

Fixez un calendrier et tenez-le au risque de voir le projet capoter

 

La définition d’un calendrier précis et son strict respect sont essentiels pour le succès du déploiement d’une solution GMAO. Les retards peuvent entraîner une désorganisation, augmenter les coûts et réduire l’efficacité globale du projet. 

 

Il est donc crucial de fixer des jalons réalisables, de surveiller régulièrement les progrès et de prendre des mesures correctives en cas d’écart pour éviter que le projet ne déraille. Un suivi rigoureux et une communication transparente avec toutes les parties prenantes sont indispensables pour maintenir le projet sur la bonne voie.